Comment gérer l'ordre des signataires ou annuler un signataire ?
Cette fonctionnalité vous permet de modifier l'ordre dans lequel vos signataires reçoivent un document à signer, ainsi que d'annuler la signature d'un ou plusieurs signataires en cours de processus, sans avoir à recommencer la transaction au complet.
Prérequis
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez disposer :
- D'une licence PRO
- D'une licence SESAR
Important : L'annulation d'un signataire n'est possible que si tous les fichiers à signer utilisent la certification numérique comme mode de signature.
Accéder à la gestion de l'ordre des signataires
- Connectez-vous au portail en ligne de Secure Exchanges.
- Rendez-vous dans la section Suivi des signatures.
- Sélectionnez la transaction de signature concernée dans la liste.
- Cliquez sur l'option Gérer l'ordre.
La fenêtre Ordre des signataires s'ouvre et affiche la liste de tous les signataires de la transaction, dans leur ordre actuel de signature.
Modifier l'ordre des signataires
Pour réorganiser l'ordre dans lequel vos signataires reçoivent le document :
- Utilisez la poignée de glissement (icône à gauche du nom) pour faire glisser un signataire vers le haut ou vers le bas.
- Le numéro à gauche de chaque signataire indique sa position dans la séquence (1 = premier à signer, 2 = deuxième, etc.).
- Cliquez sur Sauvegarder pour appliquer les modifications.
Annuler la signature d'un signataire
- Dans la liste des signataires, repérez la personne dont vous souhaitez annuler la signature.
- Cliquez sur le bouton Annuler (icône d'interdiction rouge 🚫) à droite de son adresse courriel.
- Le signataire annulé apparaîtra barré dans la liste, avec une option Restaurer au cas où vous changeriez d'avis.
- Une section de configuration s'affiche pour vous permettre de définir comment les champs du signataire annulé apparaîtront dans le document final.
Les options d'annulation
Lorsque vous annulez un signataire, deux groupes d'options vous permettent de contrôler le rendu visuel et le contenu des champs annulés dans le document final.
Style d'annulation pour les signatures et initiales
Ces options déterminent l'apparence visuelle des cases de signature et d'initiales du signataire annulé.
| Option | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Rempli | La case est mise en évidence par un encadré grisé sans marque interne. | Pour une annulation discrète, lorsque vous souhaitez simplement indiquer qu'une signature n'est plus requise. |
| Barré | Une ligne rouge diagonale traverse la case de signature. | Pour signaler clairement l'annulation tout en gardant le document lisible et professionnel. |
| Croix | Une grande croix rouge (X) est apposée sur la case. | Pour une annulation très visible, lorsqu'il est essentiel que toute personne consultant le document comprenne immédiatement que cette signature a été annulée. |
Style d'annulation pour les autres champs
Ces options déterminent ce qu'il advient des autres champs (texte, dates, cases à cocher, etc.) qui avaient été assignés au signataire annulé.
| Option | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Garder les valeurs | Les informations déjà saisies par le (s'il y en a) sont conservées telles quelles dans le document. | Lorsque les informations entrées restent pertinentes et doivent être préservées dans le document final. |
| Vider les valeurs | Les champs sont vidés de leur contenu, mais demeurent visibles dans le document. | Lorsque les données saisies ne sont plus pertinentes, mais que vous souhaitez conserver la structure du document. |
| Vider et verrouiller | Les champs sont vidés et verrouillés, empêchant toute modification ultérieure. | Lorsque vous voulez vous assurer qu'aucune donnée ne sera ajoutée à ces champs et garantir l'intégrité du document. |
Important : Une fois que vous aurez confirmé l'opération (étape suivante), il ne sera plus possible de restaurer un signataire annulé. Assurez-vous de bien vérifier votre liste avant de confirmer.
Confirmer et finaliser l'annulation
Une fois vos choix de style effectués et votre liste de signataires révisée :
- Cliquez sur Sauvegarder pour valider votre configuration.
- Un message de confirmation apparaît au bas de l'écran : « Confirmer les annulations et le nouvel ordre ? »
- Cliquez sur :
- OUI pour appliquer définitivement l'annulation et le nouvel ordre des signataires.
- NON pour revenir à l'écran précédent et apporter des modifications.
Action irréversible : Cliquer sur OUI rend l'annulation définitive. Les signataires annulés ne pourront plus être restaurés, même s'ils apparaissent encore dans la liste.Une fois la confirmation effectuée :
- Le processus de signature se poursuit avec les signataires restants, dans le nouvel ordre défini.
- Lorsque toutes les signatures restantes sont complétées, vous recevrez un message pour valider l'annulation. Si vous faites partie des signataires, cette validation se fera au moment de votre propre signature.
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