Le portail Secure Exchanges vous permet d'enregistrer des modèles de signature afin d'accélérer l'envoi de documents à signer. Plutôt que de redessiner les zones de signature à chaque envoi, vous préparez le document une seule fois et vous réutilisez le modèle par la suite. Vous pouvez créer vos propres modèles ou les partager avec l'ensemble de votre organisation.

Avant de commencer

• Le document doit être au format PDF. Aucun autre format n'est accepté.
• Prévoyez le nombre de signataires avant de commencer. La structure des groupes se définit au début du processus et sert de base à toute la configuration.
• Un modèle ne s'applique jamais automatiquement. Vous devrez le sélectionner au moment de l'envoi, comme expliqué à la fin de cet article.
  

Étape 1. Accéder à la gestion des modèles

1. Connectez-vous au portail en ligne Secure Exchanges. Si vous avez besoin d'aide, consultez Comment se connecter à son compte sur le portail en ligne Secure Exchanges ?
2. Dans le menu de gauche, sous la section Contenu, cliquez sur Modèles de signature.
   
   

Vous accédez à l'interface dédiée à la création et à la gestion des modèles.

Étape 2. Importer votre document

Téléversez le document PDF pour lequel vous souhaitez créer un modèle. Le document s'affiche dans l'éditeur.

Note : choisissez la version définitive de votre document. Si le PDF change par la suite, notamment si des paragraphes sont ajoutés ou retirés, les zones de signature ne correspondront plus au bon emplacement et le modèle devra être refait.

Étape 3. Créer les groupes de signataires

Avant de dessiner les zones de signature, créez les groupes correspondant aux personnes ou aux rôles qui devront signer, par exemple Client, Représentant, Signataire 1 ou Signataire 2. Utilisez l'icône prévue à cet effet pour ajouter ou renommer un groupe.

Chaque groupe représente une personne ou un rôle. Un nom explicite facilite grandement l'utilisation du modèle par vos collègues, surtout si vous prévoyez le partager.

Étape 4. Dessiner les zones de signature

Pour chaque groupe :

1. Sélectionnez le groupe actif.
2. Dessinez les zones de signature en maintenant le clic gauche enfoncé et en glissant la souris.
3. Ajoutez au besoin les autres éléments requis par votre document : champs de texte, champs de date, cases à cocher.

Vous pouvez en tout temps redimensionner une zone, déplacer un élément ou changer le groupe assigné à un champ à l'aide de l'icône correspondante.

Note : vérifiez l'attribution de chaque champ avant de sauvegarder. Une zone assignée au mauvais groupe est l'erreur la plus fréquente, et elle ne se remarque souvent qu'une fois le document déjà envoyé aux signataires.

Étape 5. Partager le modèle avec votre organisation (facultatif)

Pour rendre un modèle accessible à tous les utilisateurs de votre compte, cochez Partager le modèle avant de sauvegarder.

Le modèle devient alors disponible dans la boîte de messagerie de tous les utilisateurs disposant d'une licence.

Étape 7. Sauvegarder et nommer le modèle

1. Cliquez sur Sauvegarder.
2. Donnez au modèle un nom clair et explicite, par exemple « Contrat RH – Employé » ou « Consentement client ».

Un nom précis prend toute son importance lorsque plusieurs modèles apparaissent dans la liste déroulante au moment de l'envoi.

Comment appliquer un modèle de signature

Les modèles ne s'appliquent pas automatiquement lorsque vous joignez un document. Vous devez sélectionner le modèle pendant la configuration de la signature.

1. Fermez et rouvrez votre système de messagerie pour actualiser vos modèles de signature. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Actualiser les modèles » dans votre plugiciel de messagerie.
2. Démarrez un envoi de signature comme vous le faites habituellement avec Secure Exchanges.
   
3. Rendez-vous à l'étape de définition des zones de signature.
4. Ouvrez la liste déroulante des modèles.
5. Sélectionnez le modèle souhaité.

Les zones de signature configurées dans le modèle s'appliquent alors automatiquement au document.

Besoin d'aide ?

Si vous rencontrez un problème ou avez des questions, écrivez à notre équipe de support à support@secure-exchanges.com. Nous sommes là pour vous accompagner.

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