Créer et gérer des modèles de signature
Le portail Secure Exchanges vous permet d’enregistrer des modèles de signature afin d’accélérer l’envoi de documents à signer. Vous pouvez créer vos propres modèles ou les partager avec l’ensemble de votre organisation.
1. Accéder à la gestion des modèles
- Connectez-vous à votre compte via le portail en ligne.
- Cliquez sur "Options" dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez "Gestion des modèles de signature".
Vous serez dirigé vers l’interface dédiée à la création et à la gestion des modèles.
2. Importer votre document
Pour créer un modèle :
- Téléversez le document PDF pour lequel vous souhaitez créer un modèle. Le document s’affichera dans l’éditeur de modèles.
3. Créer les groupes de signataires
Avant de dessiner les zones de signature, vous devez :
- créer les groupes de signature (ex. : Signataire 1, Signataire 2, Client, Représentant, etc.) *utiliser l’icône prévue pour ajouter ou renommer ces groupes.
Chaque groupe représente une personne ou un rôle qui doit signer.
4. Dessiner les zones de signature
Pour chaque groupe :
- Sélectionnez le groupe actif.
- Dessinez les zones de signature en maintenant le clic gauche et en glissant votre souris.
- Ajoutez au besoin :
- Champs de texte
- Champs de date
- Cases à cocher
- Autres éléments requis par votre document
- Vous pouvez :
- redimensionner les zones,
- déplacer les éléments,
- changer le groupe assigné à un champ via l’icône correspondante.
5. Options avancées du modèle
Vous pouvez configurer plusieurs options selon vos besoins :
- Signer et envoyer *Cette option permet d’ajouter automatiquement votre propre signature au document lorsque le modèle est utilisé. Le document est donc déjà signé par vous avant d’être envoyé au destinataire.
- Utiliser des certificats numériques (PKI) *En activant cette option : vos documents signés bénéficient d’un niveau de sécurité et de reconnaissance légale supérieur grâce à l’intégration des certificats Adobe AATL.
- Ne pas ajouter de certificats Secure Exchanges au document *Vous pouvez choisir de ne pas inclure les certificats de signature Secure Exchanges une fois le document signé. S'applique uniquement si vous n'utilisez pas les certificats numériques (PKI)
- Verrouiller le document après signature *Empêche toute modification du PDF après la signature.
6. Partager le modèle avec votre organisation
Pour rendre un modèle accessible à tous les utilisateurs de votre compte :
- cochez "Partager le modèle",
- puis cliquez sur "Sauvegarder"
Le modèle deviendra disponible dans la boîte de messagerie de tous les utilisateurs disposant d’une licence.
7. Sauvegarder et nommer le modèle
Une fois la configuration terminée :
- Cliquez sur "Sauvegarder"
- Donnez un nom clair et explicite à votre modèle (ex. : « Contrat RH – Employé », « Consentement Client », etc.)
Votre modèle sera maintenant disponible dans :
- le portail en ligne,
- l’add-in Outlook ;
- l'add-in Outlook New/Web ;
- et dans l’add-in Gmail.
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