Comment éditer les courriels de communications?

Comment créer et gérer des modèles de messages sécurisés ?

Les modèles de courriels vous permettent de personnaliser les messages que vos destinataires reçoivent lors d'un envoi sécurisé avec Secure Exchanges. Vous pouvez adapter le texte à votre organisation tout en conservant la structure et le fonctionnement du courriel.

Prérequis

  • Vous devez être administrateur du compte entreprise ou détenir le droit d'en faire la gestion.
  • Ces modèles s'appliquent uniquement lorsque le message entier est sécurisé. Si vous protégez uniquement les pièces jointes, ces courriels ne sont pas utilisés.

Étape 1 : Accéder à la gestion des modèles de courriels

  1. Connectez-vous au portail en ligne Secure Exchanges. Si vous avez besoin d'aide, consultez Se connecter au portail en ligne Secure Exchanges.
  2. Dans le menu de gauche, sous la section Organisation, cliquez sur Modèles de courriels.

Étape 2 : Choisir le modèle à personnaliser

Trois modèles peuvent être modifiés :

  • Le courriel de protection standard. Il accompagne l'envoi d'un message sécurisé au complet.
  • Le courriel de demande de signature. Il invite votre destinataire à signer un document.
  • Le courriel de signature complétée. Il invite vos destinataires à télécharger la version finale du document signé.

Étape 3 : Comprendre les éléments personnalisables

Pour chacun de ces modèles, quatre éléments de texte peuvent être adaptés :

  • le texte d'introduction ;
  • le texte du contenu principal ;
  • le texte du bouton ;
  • le texte du pied de page.
Note : Le logo ne se modifie pas ici. Il s'insère à partir de la section Gestion de l'entreprise.

Si vous souhaitez visualiser les éléments personnalisables sans les textes par défaut, décochez la case prévue à cet effet.

Attention : Si vous ne modifiez pas l'une de ces variables, le texte par défaut de Secure Exchanges sera automatiquement utilisé. Un champ laissé vide n'apparaîtra donc pas vide dans le courriel envoyé.

Étape 4 : Modifier un texte

L'exemple ci-dessous porte sur le texte d'introduction, mais la marche à suivre est identique pour le contenu principal, le bouton et le pied de page.

  1. Sélectionnez Texte d'introduction.
  2. Cliquez sur Éditer le texte.
  3. Saisissez le nouveau texte.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Cliquez sur Sauvegarder le modèle pour que vos changements soient pris en compte.

Bonnes pratiques

Vous pouvez ajouter du texte et des liens dans vos modèles.

Nous recommandons toutefois de garder les modèles simples et de ne pas y ajouter d'images. Cela alourdit le courriel envoyé et pourrait réduire le taux d'ouverture.

Pensez également à votre destinataire : dans bien des cas, il reçoit un courriel sécurisé pour la première fois. Un texte d'introduction qui indique clairement qui vous êtes et pourquoi le message est protégé augmente les chances qu'il ouvre le document sans hésiter.

Dépannage

J'ai modifié un texte, mais le courriel reçu affiche encore l'ancien. Vérifiez que vous avez bien cliqué sur Sauvegarder le modèle après avoir confirmé avec OK.

Mon destinataire n'a pas reçu le courriel personnalisé. Si vous avez sécurisé uniquement les pièces jointes plutôt que le message entier, les modèles ne s'appliquent pas.

Où change-t-on le logo affiché dans les courriels ? Dans la section Gestion de l'entreprise, et non dans les modèles de courriels.

Besoin d'aide ?

Notre équipe est disponible pour vous accompagner. Écrivez-nous à support@secure-exchanges.com

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