Comment consulter l'historique de mes envois dans le portail ?
Les journaux du portail en ligne Secure Exchanges vous permettent d’afficher toutes les activités liées à vos messages : envois, ouvertures, téléchargements, signatures, adresses IP, et plus encore. Vous pouvez également supprimer un message avant son expiration et exporter vos journaux pour vos archives ou audits internes.
1. Accéder aux journaux
- Connectez-vous au portail en ligne Secure Exchanges.
- Une fois connecté, cliquez sur "Statistiques et journaux"
- Vous verrez l’ensemble des options de recherche et de filtrage.
2. Rechercher des messages dans les journaux
Pour afficher vos enregistrements :
- Choisir la période de recherche *Saisissez une date de début et une date de fin.
- Cliquer sur Rechercher *La liste des messages envoyés pendant la période sélectionnée s’affiche.
Les journaux incluent notamment :
- date et heure de l’envoi ;
- destinataire(s) ;
- état du message ;
- nombre d’ouvertures ;
- expiration ;
- adresse IP liée à chaque interaction.
3. Comprendre les colonnes des journaux
| Colonne | Description |
|---|---|
| R | Référence interne du message (identifiant unique). |
| Date | Date d’envoi du message sécurisé. |
| Dernière activité | Dernière action effectuée par le destinataire (ouverture, téléchargement, signature…). |
| Date d’expiration | Date à laquelle le message sera automatiquement supprimé. |
| Statut | Indique si le message est Ouvert, Non ouvert, Expiré, Supprimé, etc. |
| Sujet | Objet du message envoyé. |
| Expéditeur | Votre adresse courriel associée à l’envoi. |
| Destinataire | Adresse(s) courriel du ou des destinataires. |
| Code | Code de sécurité associé (mot de passe ou SMS, si applicable). |
| Fichiers | Nombre de fichiers joints et disponibles à la consultation. |
| Ouvertures | Nombre de fois où le message a été ouvert. |
| Activités | Affiche les actions effectuées : ouvertures, téléchargements, accès… |
| Type | Type d’envoi (message, signature, réponse…). |
| Supprimer | Permet de révoquer l’accès immédiatement. |
4. Supprimer manuellement un message
Pour supprimer immédiatement un message sécurisé :
- Trouvez le message dans les journaux.
- Cliquez sur l’icône corbeille dans la colonne Supprimer.
- Cela révoque instantanément l’accès au message, même si :
- il n’a pas atteint son nombre d’ouvertures maximal,
- il n’a pas encore expiré.
5. Afficher les détails d’une adresse IP
En cliquant sur l’adresse IP d’une activité, vous pouvez consulter des informations telles que :
- Pays d’origine
- Ville
- Région
- Fournisseur d’accès (selon les données disponibles)
Cette fonctionnalité est utile pour :
- détecter des comportements inhabituels,
- valider la provenance d’un accès,
- assurer la conformité et la sécurité des communications.
Accès restreint
Ces informations détaillées sont réservées aux utilisateurs disposant d’un rôle administrateur et d'une licence PRO.
6. Exporter vos journaux
Vous pouvez exporter vos journaux grâce aux boutons situés à droite de la page.
Formats disponibles :
- Excel (.xlsx) – idéal pour analyser et filtrer les données
- PDF (.pdf) – parfait pour l’archivage ou un rapport
- CSV (.csv) – pour intégration dans d’autres outils ou systèmes
- Copy / Print – pour copier ou imprimer directement depuis le portail
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