Envoyer un courriel confidentiel sécurisé depuis Outlook
Cet article explique comment envoyer un courriel sécurisé avec Secure Exchanges dans Microsoft Outlook, ainsi que les options disponibles avant l’envoi.
Prérequis :
Secure Exchanges doit être installé et activé dans Outlook. Lorsque Secure Exchanges est correctement installé dans Microsoft Outlook, un menu Secure Exchanges apparaît dans le ruban Outlook. Lorsqu’il est actif, le bouton est vert avec un crochet, indiquant que la protection est prête à être utilisée.
Étapes pour envoyer un courriel sécurisé
1. Composez un nouveau courriel dans Outlook.2. Ajoutez vos pièces jointes comme à l’habitude (si nécessaire).3. Lorsque votre courriel est prêt, cliquez sur "Envoyer".4. Une fenêtre contextuelle Secure Exchanges s’affiche automatiquement avant l’envoi. Paramétrez vos options de sécurité puis cliquez sur "Envoyer avec Secure Exchanges"
Détails des options disponibles dans la fenêtre contextuelle de Secure Exchanges
A) Options de sécurité - Que souhaitez-vous protéger ?
- Le message en entier *Protège à la fois le texte du courriel et les pièces jointes. Recommandé si le contenu du message contient des informations sensibles (mot de passe, NAS, données bancaires, etc.).
- Les pièces jointes seulement *Protège uniquement les fichiers joints le texte du courriel reste lisible. Recommandé si le contenu du message ne contient pas d'informations sensibles. Cela donne du contexte à vos destinataires.
B) Options de sécurité supplémentaires (facultatives)La section « Sécuriser avec » vous permet d’ajouter une authentification supplémentaire pour l’accès au courriel sécurisé ou aux pièces jointes. Ces options sont facultatives et doivent être utilisées selon votre niveau de gestion du risque.
- Mot de passe : En cochant l’option "Mot de passe" vous devez définir un mot de passe dans le champ prévu à cet effet. Le mot de passe doit être transmis au destinataire par un autre moyen que le courriel (ex. : téléphone, SMS, messagerie instantanée, en personne). Cela permet d’éviter qu’un tiers ayant accès à la boîte courriel puisse également accéder au contenu sécurisé.
- Code SMS généré automatiquement : En cochant l'option "Code SMS généré automatiquement" vous devez inscrire le numéro de téléphone cellulaire de votre destinataire. Le code SMS sera automatiquement envoyé sur le mobile de votre destinataire au moment ou celui-ci ouvrira votre message.
C) Options d'ouvertureVous pouvez contrôler la durée pendant laquelle le message restera accessible pour votre destinataire. Plus cette durée est courte, plus les risques sont réduits. Ces options doivent donc être utilisées selon votre niveau de gestion du risque.
- Nombre d’ouvertures : nombre maximal de consultations autorisées. *Vous pouvez mettre jusqu'à un maximum de 99 fois.
- Expiration du message : délai avant la destruction automatique. *Vous pouvez mettre jusqu'à un maximum de 30 jours.
D) Options de communication
- Langue du message : choisissez la langue dans laquelle les instructions du courriel sécurisé seront affichées pour votre destinataire.
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