Comment consulter le journal des envois depuis Outlook ?

Les journaux Secure Exchanges dans Microsoft Outlook permettent de consulter les activités liées aux courriels envoyés : envois, ouvertures, téléchargements, signatures et autres actions associées aux messages sécurisés. Cette fonctionnalité est accessible directement depuis le ruban de Secure Exchanges.

Étape 1 : Accéder aux journaux

Ouvrez Microsoft Outlook.
Ouvrez le ruban de Secure Exchanges et sélectionnez « Historique d'ouverture ».

Étape 2 : Rechercher des messages dans les journaux

Deux méthodes de recherche sont disponibles dans la fenêtre des journaux.

Option 1 : Rechercher par date

Cette option affiche tous les éléments envoyés via Secure Exchanges durant une période donnée.

Sélectionnez une date de début.
Sélectionnez une date de fin.
Cliquez sur « Obtenir mes journaux ».

La liste des messages envoyés durant cette période s'affiche.

Option 2 : Rechercher par fichier

Cette option permet de vérifier à qui un fichier précis a été envoyé via Secure Exchanges.

Cliquez sur le bouton « Recherche par fichier ».
Sélectionnez le fichier à retrouver.
Cliquez sur « Obtenir les journaux ».

Cette méthode est utile pour retracer l'envoi d'un document spécifique sans connaître la date exacte.

Informations disponibles dans les journaux Outlook

Les journaux affichent notamment :

la date et l'heure d'envoi
le destinataire
l'état du message (ouvert, non ouvert, expiré, supprimé)
le nombre d'ouvertures
les activités effectuées (ouverture, téléchargement, signature)
les fichiers associés à l'envoi

Explication des colonnes

Lorsque vous sélectionnez une ligne affichée dans cette page, des sections supplémentaires deviennent disponibles, notamment les sections « Activités » et « Fichiers ».

Tableau principal

Récupérer : avec la licence SESAR, permet de récupérer un message envoyé via Secure Exchanges en cochant la case correspondante, puis en cliquant sur « Récupérer ».
Statut d'ouverture : indique si le message est ouvert, non lu, expiré, supprimé, etc.
Date de création : date d'envoi du message sécurisé.
Nombre d'ouvertures : nombre de fois où le message a été ouvert.
Destinataire : adresse courriel du destinataire.
Adresse courriel de l'expéditeur : votre adresse courriel associée à l'envoi.
Sujet : objet du message envoyé.
Type de message : type d'envoi (message, réponse).
Dernière mise à jour : date et heure de la dernière action effectuée par le destinataire (ouverture du message, réponse, etc.).
Le processus de signature est terminé : case cochée si l'envoi contenait des fichiers à signer et que le processus est complété par tous les signataires.
Contient des fichiers à signer : case cochée si l'envoi contenait des fichiers à signer.
Nb. de fichiers : nombre de fichiers inclus dans le message.
Nb. d'activités : nombre d'activités sur le message.
Supprimer un message : permet de révoquer un accès à un message en double-cliquant sur la ligne correspondante.

Tableau des activités

Pour voir les détails des activités associées à un message spécifique, sélectionnez une ligne dans la section principale. Les actions réalisées sur ce message apparaissent dans la section inférieure.

IP distante : adresse IP de la machine qui a interagi avec le message, utile pour identifier d'où proviennent les accès.
Statut : le statut de l'action, soit tentative d'ouverture, récupération des fichiers, essai ou destruction du message.
Date : date à laquelle chaque activité a eu lieu, ce qui permet de suivre chronologiquement les événements.
Référence : référence exacte de l'action réalisée, soit ouverture d'un message sécurisé, récupération des fichiers, processus de signature, affichage du message dans la boîte de réception, ou recherche d'informations sur l'adresse IP de l'expéditeur.

Tableau des fichiers

Cette section présente les fichiers joints à chaque message. Sélectionnez une ligne contenant des fichiers pour voir les détails.

Nom du fichier : affiche le nom des fichiers joints.
Statut d'ouverture : indique si le fichier a été ouvert ou non par le destinataire.
Nombre d'ouvertures : nombre de fois exact où le fichier a été ouvert par le destinataire.
Date de création : date et heure de création et d'envoi du fichier via Secure Exchanges.
Dernière mise à jour : dernière mise à jour associée à l'activité du fichier, comme l'ouverture du message ou la récupération de la pièce jointe.
Taille du fichier : poids du fichier échangé.
Est un fichier à signer : case cochée pour indiquer que le fichier est un fichier à signer.
Hachage : valeur numérique unique du fichier permettant de vérifier son intégrité et que le fichier n'a pas été modifié pendant le transfert.

Note : le contenu du message ou des pièces jointes n'est jamais accessible, conformément aux principes de sécurité Secure Exchanges.

Besoin d'aide ?

Notre équipe est disponible pour vous accompagner. Écrivez-nous à support@secure-exchanges.com

Comment consulter mon journal à partir d'Outlook?