Le journal des événements permet aux administrateurs de suivre les actions effectuées par les utilisateurs dans Secure Exchanges. Il sert notamment à prouver l'envoi et la réception d'un document, ce qui est essentiel lors d'un audit ou d'une vérification de conformité.

Avant de commencer

• Vous devez être administrateur du compte. Les utilisateurs standards peuvent consulter leurs propres journaux, mais pas ceux des autres membres de l'organisation.
• La durée de conservation des journaux varie selon le forfait de l'utilisateur concerné. Un événement plus ancien que cette période n'apparaîtra pas, même si l'envoi a bel et bien eu lieu.

Étape 1. Accéder à la gestion des utilisateurs

1. Connectez-vous au portail en ligne Secure Exchanges. Si vous avez besoin d'aide, consultez Comment se connecter à son compte sur le portail en ligne Secure Exchanges ?
2. Dans le menu de gauche, sous la section Licences et utilisateurs, cliquez sur Gestion des utilisateurs.

La liste complète des utilisateurs sous votre administration s'affiche.

Étape 2. Définir la période à consulter

Dans le champ Dates d'exportation du journal d'événements, saisissez la date ou la plage de dates souhaitée.

Note : si vous ne trouvez pas un envoi que vous cherchez, élargissez la plage de dates avant de conclure qu'il est absent. Vérifiez également que la date recherchée se situe à l'intérieur de la période de conservation associée au forfait de l'utilisateur.

Étape 3. Afficher les journaux d'un utilisateur

1. Repérez l'utilisateur concerné dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton Journaux situé sur la même ligne.
   
   

Les événements associés à cet utilisateur s'affichent directement à l'écran, pour la période sélectionnée.

Étape 4. Comprendre les informations affichées

Le journal des événements fournit plusieurs informations clés :

• la date et l'heure de l'envoi ;
• le ou les destinataires ;
• l'état du message ;
• le nombre d'ouvertures ;
• l'expiration ;
• l'adresse IP liée à chaque interaction.

Le nombre d'ouvertures et l'adresse IP sont particulièrement utiles pour confirmer qu'un destinataire a bien accédé au contenu, et à partir de quel emplacement.

Étape 5. Télécharger les journaux (facultatif)

Une fois les journaux affichés, vous pouvez les exporter pour analyse ou conservation :

• PDF pour la consultation ou l'archivage, notamment lorsqu'une preuve doit être transmise à un tiers ;
• Excel pour filtrer et analyser les données ;
• CSV pour l'intégration dans d'autres outils ou systèmes.

Note : si votre organisation est soumise à des obligations de conservation qui dépassent la durée offerte par le forfait, exportez vos journaux de façon périodique. Une fois la période de conservation écoulée, les événements ne sont plus récupérables.

Bon à savoir

• Les journaux d'un utilisateur sont accessibles uniquement aux administrateurs du compte.
• La durée de conservation varie selon le type de licence détenue par l'utilisateur.
• La suppression définitive d'un utilisateur efface aussi l'intégralité de ses journaux. Consultez Comment supprimer un utilisateur de mon organisation ? avant de procéder.

Questions fréquentes

Un envoi n'apparaît pas dans les journaux. Vérifiez d'abord la plage de dates sélectionnée, puis la période de conservation associée au forfait de l'utilisateur. Assurez-vous également que l'envoi a bien été effectué avec Secure Exchanges : un courriel envoyé sans protection n'est pas journalisé.

Puis-je consulter les journaux de tous mes utilisateurs d'un seul coup ? Les journaux s'affichent utilisateur par utilisateur. Pour une vue d'ensemble de l'utilisation dans votre organisation, consultez plutôt les statistiques d'utilisation.

Que signifie la colonne « Récupérer » ? Elle permet de récupérer un message envoyé, mais uniquement si votre organisation dispose de la licence SESAR.

Besoin d'aide ?

Si vous avez des questions ou avez besoin d'assistance pour interpréter les journaux, écrivez à notre équipe de support à support@secure-exchanges.com.

Articles connexes

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