¿Cómo puedo obtener una firma digital en Microsoft Outlook mediante Intercambios seguros?
Esta guía le muestra cómo enviar un documento PDF para firmar directamente desde Outlook, de principio a fin: desde redactar el correo electrónico y agregar el documento hasta configurar las opciones y colocar las áreas de firma.
Requisitos previos
Antes de comenzar, asegúrese de tener:
- El complemento Secure Exchanges para Outlook está instalado.
- El complemento para definir áreas de firma en documentos PDF
Si falta alguno de estos complementos, consulte la guía de instalación antes de continuar.
Estos son los 6 pasos que deberá seguir:
- Redacta el correo electrónico y añade los firmantes.
- Adjunte el documento PDF y envíelo.
- Elige cómo lanzar la firma
- Coloque las áreas de firma en el documento.
- Solicitar y enviar
Paso 1: Redacta el correo electrónico y añade los firmantes.
- En Outlook, haga clic en "Nuevo correo electrónico".
- Escribe tu mensaje como siempre.
- En el campo "Para", introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas que deberán firmar el documento.
Comprender el orden de los firmantes
El proceso de firma se realiza en cadena, siguiendo el orden de las direcciones introducidas en el campo "Para". Específicamente: el primer firmante recibe el documento, lo firma, luego el documento se envía automáticamente al segundo firmante, y así sucesivamente. Cada persona solo recibe el documento una vez que la anterior ha terminado. Por lo tanto, recuerde introducir las direcciones en el orden correcto desde el principio.
El papel de los receptores en la CC
Las personas añadidas en copia reciben una copia del documento una vez que se han recogido todas las firmas, pero no lo firman.Si desea que el destinatario de una copia (CC) también sea firmante, consulte el procedimiento específico para firmantes de CC/CCO.
Paso 2: Adjunte el documento PDF y envíelo.
Paso 2: Adjunte el documento PDF y envíelo.
- En la cinta de opciones de Outlook, localice la sección Intercambios seguros.
- Haz clic en el botón "Firma".
- Seleccione el documento PDF que desea que se firme.
- Revisa tu mensaje y luego haz clic en "Enviar".
Tras enviar el mensaje, la ventana de Intercambios Seguros se abrirá automáticamente. No la cierre; la necesitará en el siguiente paso.
Paso 3: Elija cómo lanzar la firma
En la ventana de Intercambios seguros que acaba de abrirse, debe realizar dos acciones antes de acceder a la interfaz de definición de zona.
3a — Indique si necesita firmar además de su cliente.Si usted es uno de los firmantes (por ejemplo, debe refrendar el documento además de su cliente):
- Marque la casilla "Necesito firmar los documentos".
Si no necesita firmar, deje la casilla sin marcar.
3b — Acceder a la interfaz de definiciónHaz clic en el botón "Definir áreas de firma". Se abrirá la interfaz de definición de áreas.
Paso 4: Coloque las áreas de firma en el documento.
Paso 4: Coloque las áreas de firma en el documento.
Aquí es donde se define con precisión quién debe hacer qué y en qué parte del documento.
Si el documento ya contiene campos PDF
Algunos documentos PDF ya contienen campos incrustados (cuadros de texto, casillas de verificación, campos de firma, etc.). En ese caso, Secure Exchanges los detecta automáticamente y le ofrece la opción de gestionarlos:
Elección | Comportamiento |
Incluir todos los campos detectados | Todas las zonas existentes se importan tal cual. |
| Seleccione los campos deseados | Usted elige cuáles de los campos detectados desea conservar. |
Denegar detección | Los campos existentes se ignoran; usted dibuja todo manualmente. |
Si tiene varios firmantes e importa todos los campos detectados, estos suelen asignarse automáticamente al primer firmante. Verifique y corrija las asignaciones antes de continuar (consulte la sección "Corrección de la asignación de un campo" a continuación).
Colocar un área manualmente
Antes de dibujar cada área, asegúrese de seleccionar al firmante correcto.
- En la columna izquierda, haga clic en el firmante para quien desea colocar una zona. Su nombre debe estar activo (resaltado en naranja).
- En el documento, dibuje un rectángulo donde este firmante deberá intervenir.
- Seleccione el tipo de campo en el menú que aparece.
Repita estos tres pasos para cada área que se vaya a colocar, cambiando el firmante en la lista cada vez que sea necesario.
Tipos de campos disponibles
Tipo de campo | Descripción |
Firma | Área de firmas |
Iniciales | Espacio para iniciales |
Cuadro de texto | Campo de texto de una sola línea |
Área de texto | Campo de texto de varias líneas |
Selector de fecha | Fecha seleccionada mediante un calendario |
Fecha de la firma | Fecha de la firma |
Número | campo digital |
Caja | Caja |
Botón de opción | Una sola opción entre varias opciones |
Lista desplegable | Selección entre opciones predefinidas |
Lista de opciones | Selecciones múltiples |
Atajos de teclado para un acceso más rápido (se muestran en la parte inferior de la pantalla): [s] firma · [i] iniciales · [t] texto · [z] cuadro de texto · [a] fecha de firma · [d] calendario · [n] números · [l] lista desplegable · [o] lista de opciones
Definición de la opción "Firmar y enviar"
Esta opción le permite firmar un documento y enviar automáticamente la copia final firmada a uno o más destinatarios. Tras colocar las áreas de firma, firma directamente en la interfaz. Una vez completada la firma, se genera el documento final y se envía a los destinatarios seleccionados.
Ejemplo: Usted firma un certificado o contrato que SOLO requiere su firma, firma al mismo tiempo que define sus áreas, y luego la versión final firmada se envía automáticamente a su cliente, proveedor o socio.
Corrija la asignación de una zona al firmante incorrecto.
Definición de la opción "Firmar y enviar"
Esta opción le permite firmar un documento y enviar automáticamente la copia final firmada a uno o más destinatarios. Tras colocar las áreas de firma, firma directamente en la interfaz. Una vez completada la firma, se genera el documento final y se envía a los destinatarios seleccionados.
Ejemplo: Usted firma un certificado o contrato que SOLO requiere su firma, firma al mismo tiempo que define sus áreas, y luego la versión final firmada se envía automáticamente a su cliente, proveedor o socio.
Puede ocurrir que un área se asocie con el firmante incorrecto, especialmente después de una importación automática de campos o si olvidó cambiar el firmante activo antes de dibujar un área.
Para corregir esto:
- En la columna de la izquierda, seleccione al firmante correcto, es decir, a quien debería pertenecer el área.
- Haz clic en el botón "Zonas" que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Seleccione la(s) zona(s) que se reasignarán.
Las áreas seleccionadas se asocian automáticamente con el firmante activo.
Paso 6 — Solicitar y enviar
Una vez que todas las áreas estén definidas y asignadas correctamente a cada firmante:
- Haz clic en "Aplicar" (esquina superior izquierda de la pantalla).
- Compruebe o ajuste la configuración de envío si es necesario.
- Haz clic en "Enviar con intercambios seguros".
Comienza el proceso de firma en cadena. El primer firmante recibe el documento por correo electrónico, lo firma y este se envía automáticamente al siguiente firmante hasta que se hayan recopilado todas las firmas. Los destinatarios en copia reciben la copia final una vez que el proceso haya concluido.