¿Cómo puedo firmar un documento en Microsoft Outlook mediante Intercambios seguros?
Esta guía le muestra cómo enviar un documento PDF para firmar directamente desde Outlook, de la A a la Z: escribir el correo electrónico, agregar el documento, configurar las opciones y colocar las áreas de firma.
Prerrequisitos
Antes de comenzar, asegúrese de tener:
- Está instalado el complemento Secure Exchanges para Outlook.
- El complemento para definir áreas de firma en documentos PDF
Si falta alguno de estos complementos, consulte la guía de instalación antes de continuar.
Estos son los 6 pasos que seguirás:
- Escribe el correo electrónico y agrega los firmantes.
- Adjuntar el documento PDF y enviar
- Elige cómo iniciar la firma
- Configurar las opciones de firma
- Colocar las áreas de firma en el documento
- Aplicar y enviar
Paso 1 — Redacta el correo electrónico y añade los firmantes
- En Outlook, haga clic en "Nuevo correo electrónico".
- Escribe tu mensaje como de costumbre.
- En el campo "Para", ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que deberán firmar el documento.
Entendiendo el orden de los firmantes
El proceso de firma es encadenado, siguiendo el orden de las direcciones introducidas en el campo "Para". En concreto: el primer firmante recibe el documento, lo firma, luego se reenvía automáticamente al segundo, y así sucesivamente. Cada persona solo recibe el documento una vez que la anterior ha terminado. Por lo tanto, recuerde introducir las direcciones en el orden correcto desde el principio.
El papel de los destinatarios en CC
Las personas agregadas a través de CC reciben una copia del documento una vez que se han recopilado todas las firmas, pero no lo firman.Si desea que un destinatario de CC también sea firmante, consulte el procedimiento específico para firmantes CC/CCO.
Paso 2 — Adjunte el documento PDF y envíelo
Paso 2 — Adjunte el documento PDF y envíelo
- En la cinta de Outlook, busque la sección Intercambios seguros.
- Haga clic en el botón "Firma".
- Seleccione el documento PDF que desea firmar.
- Revise su mensaje y luego haga clic en "Enviar".
Tras enviar, la ventana de Intercambios Seguros se abrirá automáticamente. No la cierre; la necesitará en el siguiente paso.
Paso 3 — Elige cómo iniciar la firma
En la ventana Intercambios seguros que acaba de abrirse, debe realizar dos acciones antes de acceder a la interfaz de definición de zona.
3a — Indique si necesita firmar además de su cliente.Si usted es uno de los firmantes (por ejemplo, debe refrendar el documento además de su cliente):
- Marca la casilla "Necesito firmar los documentos"
Si no necesita firmar, deje la casilla sin marcar.
3b — Acceder a la interfaz de definiciónHaga clic en el botón "Definir áreas de firma". Se abrirá la interfaz de definición de áreas.
Paso 4: Configurar las opciones de firma
En el panel inferior izquierdo de la herramienta de firma, hay tres opciones que permiten ajustar el comportamiento del documento. Aquí te explicamos cuándo y por qué usarlas.
Opción 1 — “Firma y envía”
Cuándo activarlo: Deberás firmar tú mismo el documento y enviarlo inmediatamente después a su destinatario, en un solo paso.Así funciona : Una vez que hayas posicionado tus campos, firmas directamente en la interfaz. El documento firmado se envía automáticamente al siguiente destinatario. Solo necesitas enviarlo una vez para todo el proceso.Ejemplo concreto: Firmas un contrato como empresa y luego lo envías a tu cliente.
Opción 2: “Usar certificados de firma digital”
Recomendado para todos los documentos oficiales o legalmente vinculantes.
Cuándo activarlo: El documento tiene valor legal o debe archivarse de forma segura (contrato, formulario oficial, etc.).
Qué hace esto: Las firmas se certifican y verifican en Adobe Acrobat o Adobe Reader. Más específicamente:
- Cada firma está vinculada criptográficamente al contenido del documento: cualquier modificación después de la firma invalida automáticamente el documento.
- El documento conserva una trazabilidad completa: identidad de los firmantes, fecha y hora exactas, historial de validaciones.
- El documento sigue siendo válido a lo largo del tiempo, incluso cuando se consulta sin conexión.
Lo que esto cambia en la interfaz: Se encuentran disponibles tipos de campos adicionales (consulte la tabla en el paso 5).
Opción 3 — “No bloquear el documento después de firmar”
De forma predeterminada: el documento se bloquea después de firmarlo para evitar cualquier modificación adicional.Cuándo activarlo: Sólo si tienes una razón específica y justificada para dejar el documento editable después de firmarlo.Úselo con precaución. Desactivar el bloqueo elimina una protección importante contra cambios no autorizados.
Paso 5 — Coloque las áreas de firma en el documento
Paso 5 — Coloque las áreas de firma en el documento
Aquí es donde se define con precisión quién debe hacer qué y en qué parte del documento.
Si el documento ya contiene campos PDF
Algunos documentos PDF ya contienen campos incrustados (cuadros de texto, casillas de verificación, campos de firma, etc.). De ser así, Secure Exchanges los detecta automáticamente y le ofrece opciones para gestionarlos:
Elección | Comportamiento |
Incluir todos los campos detectados | Todas las zonas existentes se importan tal cual. |
| Seleccione los campos deseados | Usted elige cuáles de los campos detectados desea conservar. |
Denegar detección | Los campos existentes se ignoran: todo se dibuja manualmente |
Si tiene varios firmantes e importa todos los campos detectados, estos suelen asignarse al primer firmante de forma predeterminada. Revise y corrija las asignaciones antes de continuar (consulte "Corregir la asignación de un campo" más abajo).
Colocar un área manualmente
Antes de dibujar cada área, asegúrese de seleccionar el firmante correcto.
- En la columna izquierda, haga clic en el firmante para el que desea crear una zona. Su nombre debe estar activo (resaltado en naranja).
- En el documento, dibuja un rectángulo en el lugar donde deberá intervenir este firmante.
- Seleccione el tipo de campo en el menú que aparece.
Repita estos tres pasos para cada área a colocar, cambiando el firmante en la lista cada vez que sea necesario.
Tipos de campos disponibles
Tipo de campo | Descripción |
Firma | Área de firma |
Iniciales | Área para iniciales |
Cuadro de texto | Campo de texto de una sola línea |
Área de texto | Campo de texto de varias líneas |
Selector de fecha | Fecha seleccionada a través de un calendario |
Fecha de la firma | Fecha de la firma |
Número | Campo digital |
Caja | Caja |
Botón de radio | Una única elección entre varias opciones |
Lista desplegable | Selección entre opciones predefinidas |
Lista de opciones | Selecciones múltiples |
Atajos de teclado para un acceso más rápido (mostrados en la parte inferior de la pantalla): [s] firma · [i] iniciales · [t] texto · [z] cuadro de texto · [a] fecha de la firma · [d] calendario · [n] números · [l] lista desplegable · [o] lista de opciones
Corregir la asignación de una zona a un firmante incorrecto
Puede suceder que un área esté asociada con el firmante incorrecto, especialmente después de una importación automática de campos o si olvidó cambiar el firmante activo antes de dibujar un área.
Para corregir esto:
- En la columna de la izquierda, seleccione el firmante correcto: aquel a quien debe pertenecer el área.
- Haga clic en el botón "Zonas" en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Seleccione el área(s) que desea reasignar.
Las áreas seleccionadas se asocian automáticamente con el firmante activo.
Paso 6 — Aplicar y enviar
Una vez definidas todas las áreas y asignadas correctamente a cada firmante:
- Haga clic en “Aplicar” (esquina superior izquierda de la pantalla).
- Verifique o ajuste la configuración de envío si es necesario.
- Haga clic en "Enviar con Intercambios Seguros".
Comienza el proceso de firma en cadena. El primer firmante recibe el documento por correo electrónico, lo firma y el documento se transfiere automáticamente al siguiente firmante hasta que se hayan recopilado todas las firmas. Los destinatarios de la copia reciben la copia final una vez finalizado el proceso.
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