¿Cómo puedo firmar un documento en Outlook mediante Secure Exchanges?

Firmar un documento en Microsoft Outlook mediante Intercambios seguros

Este artículo explica cómo enviar un documento PDF para firmar con Secure Exchanges directamente desde Microsoft Outlook, desde la creación del correo electrónico hasta la definición de las áreas de firma.

Información

Prerrequisitos

Antes de comenzar, asegúrese de tener:

  • Está instalado el complemento Secure Exchanges para Outlook.
  • El complemento para definir áreas de firma en documentos PDF

1. Crea el correo electrónico y agrega los firmantes

  1. En Outlook, haga clic en “Nuevo correo electrónico” y redacte su mensaje como de costumbre.
  2. A continuación, agregue los firmantes del documento en el campo "Para".
Información
El proceso de firma se realiza en cadena : cada firmante recibe el documento por turno, en el orden de las direcciones introducidas.
Las personas añadidas a CC recibirán una copia del documento firmado, pero no lo firmarán. Si desea que las personas en CCO y CCO sean firmantes, siga este procedimiento:

2. Agrega el documento y envía el correo electrónico.

  1. Utilizando el botón “Firma” de la cinta de Outlook, en la sección Intercambios seguros, inserte el documento PDF que desea firmar.

  1. Cuando su mensaje esté listo, haga clic en "Enviar".
  2. La ventana Intercambios seguros se abre automáticamente.

3. Configurar la firma en Intercambios Seguros

En esta ventana, puedes:
  1. Indique si necesita firmar el documento . *En este caso, marque la casilla "Necesito firmar los documentos".
  2. definir áreas de firma
  3. Ajustar el comportamiento del documento antes de enviarlo
Notas
En la interfaz de definición del área de firma, se puede acceder a varias opciones en la parte superior de la pantalla para ajustar el comportamiento del documento. Las secciones siguientes explican cada una de estas opciones en detalle.


Opción "Firmar y enviar"


La opción “Firmar y enviar” te permite firmar tú mismo un documento y enviarlo inmediatamente a un tercero, en un solo paso.

Esta opción es especialmente útil cuando necesitas, por ejemplo, firmar un contrato y enviarlo directamente a un cliente o socio.

Al seleccionar esta opción, se le solicitará que firme el documento directamente en la interfaz de definición del área de firma. Una vez firmada, simplemente introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo "Para".

El destinatario recibirá entonces la copia final firmada del documento y usted solo habrá enviado un correo electrónico para todo el proceso.
Opción "Usar certificados de firma digital"


Cuando la opción "Usar certificados de firma digital" está marcada, el documento se firma utilizando certificados de firma digital reconocidos por Adobe.

En términos prácticos, esto significa que:
  1. Cada firma adherida al documento está vinculada criptográficamente al contenido del PDF.
  2. El documento incluye trazabilidad completa: identidad de los firmantes, sellos de tiempo e historial de firmas.
  3. El documento permanece válido en el tiempo (validación a largo plazo – LTV), incluso si los certificados expiran o si se accede al documento sin conexión.
  4. Cualquier modificación posterior a la firma invalida automáticamente el documento, lo que queda claramente indicado en Adobe Acrobat o Adobe Reader.
Desde un punto de vista técnico, el documento conserva su integridad:
  1. La firma digital se genera a partir de un hash criptográfico (SHA-512) del documento, sin alterar su contenido.
Qué cambia esto en el documento PDF:
  1. Cuando esta opción está habilitada, los campos de firma se integran como verdaderos campos PDF rellenables y no como simples anotaciones visuales.
  2. Tendrás nuevos campos como:
    1. Área de texto (multilínea)

    3. Lista desplegable (con opciones predefinidas y opción de selección múltiple)

    4. Lista de opciones (selecciones múltiples)


  3. En Adobe Acrobat o Adobe Reader, el documento mostrará claramente que la firma es válida, con:
  1. la identidad certificada del firmante
  2. la fecha y hora exactas de la firma
  3. historial de validación



Opción "No agregar certificados de firma de Secure Exchange al documento"

De forma predeterminada, cuando no se utilizan certificados de firma digital, Secure Exchanges añade automáticamente sus certificados de validación al final del documento firmado. Sin embargo, algunas organizaciones rechazan documentos cuando se añaden páginas adicionales automáticamente al final del archivo. Al seleccionar esta opción, no se añaden páginas de certificado de firma al documento PDF después de firmarlo.
Notas
Incluso si no se agregan estas páginas:
  1. El documento sigue siendo válido
  2. Las firmas siempre se pueden verificar y validar.
  3. La validación se puede realizar utilizando el validador de documentos Secure Exchanges.

Opción "No bloquear el documento después de firmar"


La opción "No bloquear el documento después de firmar" le permite desactivar este comportamiento, pero debe utilizarse con precaución.
Idea
Le recomendamos que utilice la opción “Usar certificados de firma digital”.

4. Definir las áreas de firma

Utilizando el cursor, dibuje directamente sobre el documento PDF las áreas a completar.

Para cada zona, puedes elegir el tipo de campo deseado:

Información
Ciertos campos solo están disponibles cuando se utilizan certificados de firma digital.
  1. firma o iniciales
  1. texto (de una o varias líneas)
  1. fecha o calendario
  1. número
  1. caja
  1. botón de radio
  1. lista desplegable
  1. lista de opciones (selecciones múltiples)
Si el documento tiene varios firmantes, seleccione cada firmante de la lista desplegable y defina sus áreas, una a la vez para cada uno de ellos.


Una vez definidos todos los campos para todos los firmantes, haga clic en "Aplicar" en la esquina superior izquierda. A continuación, podrá configurar los ajustes de envío y hacer clic en "Enviar con Secure Exchanges".


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