¿Cómo puedo lograr que varias personas firmen el mismo documento por separado?

Cree una firma basada en listas (firma masiva) con Secure Exchanges en Outlook Classic

Secure Exchanges te permite crear una firma de lista, también conocida como firma masiva o de grupo, usando un archivo CSV. Esta función te permite enviar automáticamente el mismo documento a varias personas para su firma, sin tener que crear un correo electrónico individual para cada firmante. Cada persona tendrá su propio documento para firmar.

A continuación te explicamos cómo proceder:

Paso 1 – Preparar el archivo CSV

El archivo CSV se utiliza para indicar quién debe firmar el documento . Cada línea del archivo representa a un firmante.

Su archivo CSV debe contener tres columnas, en este orden:

1. Correo electrónico
  1. Dirección de correo electrónico del firmante.
2. Teléfono
  1. Número de teléfono del firmante. *Debe incluir el código del país, precedido del signo + (por ejemplo, +1 para Canadá, +33 para Francia).
  2. Esta columna puede dejarse en blanco si no desea proteger el enlace de la firma con un código SMS.
  3. Sin embargo, la columna debe estar presente en el archivo.
3. Parámetro de devolución de llamada
  1. Campo opcional que permite enviar instrucciones a SESAR.
  2. Si no utiliza esta función, la columna puede dejarse vacía.
  3. Sin embargo, debe estar presente en el archivo.
Notas
Puede utilizar el archivo adjunto al final del artículo como plantilla.

Paso 2 – Crea el mensaje y activa la firma de lista

  1. En Outlook, crea un nuevo mensaje.
  2. Utilizando el botón “Firma” en la cinta Intercambios seguros, cargue el documento PDF que desea firmar.

  3. Una vez añadido el documento, seleccione la opción “Firma por lista”.
Observará que el campo "Para" se reemplaza automáticamente con: csv@secure-exchanges.com. Esto es normal: esta dirección de correo electrónico solo se utiliza para iniciar el proceso de firma de la lista.
  1. Ahora puedes escribir tu mensaje como de costumbre y luego hacer clic en "Enviar".

Paso 3 – Subir el archivo CSV

  1. Después de hacer clic en “Enviar”, se abre la ventana Intercambios seguros.
  2. Ahora está disponible una nueva opción "Subir un archivo CSV".
  3. Haga clic en este botón y cargue el archivo CSV preparado en el paso 1.

Advertencia
Asegúrese de que el archivo Excel esté cerrado antes de insertarlo, para evitar errores durante la carga.

Paso 4 – Verificar a los firmantes

Una vez cargado el archivo, aparece un botón "Ver mis firmantes" justo debajo del botón "Cargar un archivo CSV".

Haga clic en este botón para:

  • Mostrar la lista de firmantes
  • Por favor verifique que las direcciones de correo electrónico y la información sean correctas.

Paso 5 – Definir las áreas de firma y enviar

Haga clic en " Definir áreas de firma" y luego defina el/las área(s) que los firmantes deberán completar.

Una vez terminado:

  1. Haga clic en "Aplicar" *En la esquina superior izquierda de la ventana de definición del área de firma

  2. Haga clic en "Enviar con Intercambios Seguros"

Secure Exchanges enviará automáticamente el documento a cada firmante enumerado en el archivo CSV.






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