Firma basada en listas con Secure Exchanges en Outlook

¿Cómo crear una firma basada en lista (firma masiva) con Secure Exchanges en Outlook Classic?

La firma por lista (también llamada firma masiva o firma en grupo) permite enviar un mismo documento a firmar a varias personas en una sola operación, a partir de un archivo CSV.

Nota: cada destinatario recibe su propia copia individual del documento para firmar. No se trata de una firma colectiva en un mismo archivo.

Paso 1: Preparar el archivo CSV

Cada línea del archivo representa a un firmante. El archivo debe contener las tres columnas siguientes, en este orden exacto:

Columna¿Obligatoria?Contenido
EmailSíDirección de correo del firmante.
PhoneLa columna sí, el valor noNúmero de teléfono con el indicativo del país precedido de + (ej.: +1 para Canadá, +34 para España, +52 para México). Déjelo vacío si no desea proteger el enlace de firma con un código SMS.
CallBackParameterLa columna sí, el valor noInstrucciones para SESAR. Déjelo vacío si no usa esta función.

Ejemplo (datos ficticios):

Email,Phone,CallBackParameter
firmante1@ejemplo.com,+15555550101,
firmante2@ejemplo.com,,
firmante3@ejemplo.com,+15555550103,
Nota: puede usar como plantilla el archivo adjunto al final de este artículo.

Paso 2: Crear el mensaje y activar la firma por lista

  1. En Outlook, cree un nuevo mensaje.
  2. Haga clic en el botón «Firma» de la cinta de Secure Exchanges.
  3. Cargue el documento PDF que desea hacer firmar y seleccione la opción «Firma por lista».
  4. Redacte su mensaje como de costumbre y haga clic en «Enviar».
Nota: el campo «Para» se reemplaza automáticamente por csv@secure-exchanges.com. Es normal: esta dirección solo sirve para iniciar el proceso de firma por lista.

Paso 3: Cargar el archivo CSV

Después de hacer clic en «Enviar», se abre la ventana de Secure Exchanges.

  1. Haga clic en «Cargar un archivo CSV».
  2. Seleccione el archivo preparado en el paso 1.
Advertencia: cierre el archivo en Excel antes de cargarlo para evitar un error.

Paso 4: Verificar los firmantes

Haga clic en «Ver mis firmantes» para mostrar la lista y verificar que las direcciones de correo y los números sean correctos.

Paso 5: Definir las áreas de firma y enviar

  1. Haga clic en «Definir áreas de firma».
  2. Coloque las áreas que deben completar los firmantes.
  3. Haga clic en «Aplicar» (arriba a la izquierda).
  4. Haga clic en «Enviar con Secure Exchanges».

Secure Exchanges envía automáticamente el documento a cada firmante del archivo CSV.

¿Necesita ayuda?

Nuestro equipo está disponible para ayudarle. Escríbanos a support@secure-exchanges.com.

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