¿Cómo crear una firma basada en lista (firma masiva) con Secure Exchanges en Outlook Classic?

Secure Exchanges permite enviar un mismo documento a firmar por varias personas en una única operación gracias a la firma por listas (también llamada firma masiva o firma en grupo).

Esta función utiliza un archivo CSV con la información de los firmantes. Cada destinatario recibirá su propio documento para firmar. No se trata de una firma grupal en un solo archivo.

Para obtener más información sobre las firmas digitales con Secure Exchanges, haga clic aquí.

Paso 1 – Preparar el archivo CSV

El archivo CSV contiene la lista de firmantes. Cada línea representa a una persona. El archivo debe contener tres columnas, en este orden:

1. Correo electrónico

1. Dirección de correo electrónico del firmante.
   

2. Teléfono

1. Número de teléfono del firmante. *Debe incluir el código del país, precedido del signo + (por ejemplo, +1 para Canadá, +33 para Francia).
2. Esta columna puede dejarse en blanco si no desea proteger el enlace de la firma con un código SMS.
3. Sin embargo, la columna debe estar presente en el archivo.
   

3. Parámetro de devolución de llamada

1. Campo opcional que permite enviar instrucciones a SESAR.
2. Si no utiliza esta función, la columna puede dejarse vacía.
3. Sin embargo, debe estar presente en el archivo.
   

He aquí un ejemplo:

Puede utilizar el archivo adjunto al final del artículo como plantilla.

Paso 2 – Crea el mensaje y activa la firma de lista

1. En Outlook, crea un nuevo mensaje.
   
   
2. Haga clic en el botón "Firma" en la cinta Intercambios seguros.
   
   
   
3. Sube el documento PDF que quieres firmar. Selecciona la opción "Firmar por lista".
   
   
   
4. Escribe tu mensaje como de costumbre y luego haz clic en "Enviar".

Observará que el campo "Para" se reemplaza automáticamente por: csv@secure-exchanges.com. Esto es normal: esta dirección de correo electrónico solo se utiliza para iniciar el proceso de firma de la lista.

Paso 3 – Subir el archivo CSV

Después de hacer clic en “Enviar”, se abre la ventana Intercambios seguros.

1. Haga clic en Cargar un archivo CSV .
2. Sube el archivo preparado en el paso 1.
   

Asegúrese de que el archivo Excel esté cerrado antes de cargarlo para evitar errores.

Paso 4 – Verificar a los firmantes

Una vez cargado el archivo, aparece un botón " Ver mis firmantes" .

Haga clic en él para:

• Mostrar la lista de firmantes
• Por favor verifique que las direcciones de correo electrónico y la información sean correctas.
  

Paso 5 – Definir las áreas de firma y enviar

1. Haga clic en Definir áreas de firma.
   
2. Posiciona las áreas que serán rellenadas por los firmantes.
   
3. Haga clic en Aplicar (arriba a la izquierda).
   
4. Haga clic en Enviar con Intercambios Seguros.
   

Secure Exchanges enviará automáticamente el documento a cada firmante contenido en el archivo CSV.

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