Comment faire signer un document sur Outlook en utilisant Secure Exchanges?

Faire signer un document dans Microsoft Outlook avec Secure Exchanges

Cet article explique comment envoyer un document PDF à signer avec Secure Exchanges directement depuis Microsoft Outlook, de la création du courriel jusqu’à la définition des zones de signature.

Info

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir :

  • Le plug-in Secure Exchanges pour Outlook installé
  • Le plug-in pour définir les zones de signature dans les documents PDF

1. Créer le courriel et ajouter les signataires

  1. Dans Outlook, cliquez sur "Nouveau courriel" et rédigez votre message comme à l’habitude.
  2. Ajoutez ensuite les signataires du document dans le champ "À"
Info
Le processus de signature se fait à la chaîne : chaque signataire reçoit le document à tour de rôle, dans l’ordre des adresses inscrites.
Les personnes ajoutées en CC recevront une copie du document signé, mais ne signeront pas. Si vous souhaitez que les personnes en CCI et CCI soient des signataires, voici la procédure à suivre : 

2. Ajouter le document et envoyer le courriel

  1. À l’aide du bouton "Signature" dans le ruban Outlook, dans la section Secure Exchanges, insérez le document PDF à faire signer.
      

  1. Lorsque votre message est prêt, cliquez sur "Envoyer".
  2. La fenêtre Secure Exchanges s’ouvre automatiquement.

3. Configurer la signature dans Secure Exchanges

Dans cette fenêtre, vous pouvez :
  1. indiquer si vous devez signer le document *Dans ce cas, cochez la case "Je dois signer les documents"
  2. définir les zones de signature
  3. ajuster le comportement du document avant l’envoi
Notes
Dans l’interface de définition des zones de signature, différentes options sont accessibles dans le haut de l’écran afin d’ajuster le comportement du document. Les sections ci-dessous expliquent chacune de ces options en détail.


Option "Signer et envoyer"


L’option "Signer et envoyer" permet de signer vous-même un document et de l’envoyer immédiatement à un tiers, en une seule étape.

Cette option est particulièrement utile lorsque vous devez, par exemple, signer un contrat et le transmettre directement à un client, ou un partenaire.

Lorsque vous cochez cette option, vous êtes invité à signer le document directement dans l’interface de définition des zones de signature. Une fois la signature complétée, il vous suffit d’inscrire l’adresse courriel du destinataire dans le champ "À".

Le destinataire recevra alors la copie finale signée du document, et vous n’aurez effectué qu’un seul envoi de courriel pour l’ensemble du processus.
Option "Utilisez des certificats de signature numérique"


Lorsque l’option "Utilisez des certificats de signature numérique" est cochée, le document est signé à l’aide de certificats de signature numérique reconnus par Adobe.

Concrètement, cela signifie que :
  1. Chaque signature apposée sur le document est cryptographiquement liée au contenu du PDF
  2. Le document inclut une traçabilité complète : identité des signataires, horodatages et historique des signatures
  3. Le document demeure valide dans le temps (validation à long terme – LTV), même si les certificats expirent ou si le document est consulté hors ligne
  4. Toute modification après la signature rend automatiquement le document invalide, ce qui est clairement indiqué dans Adobe Acrobat ou Adobe Reader
Du point de vue technique, le document conserve son intégrité :
  1. la signature numérique est générée à partir d’une empreinte cryptographique (SHA-512) du document, sans altérer son contenu.
Ce que cela change dans le document PDF :
  1. Lorsque cette option est activée, les champs de signature sont intégrés comme de véritables champs PDF remplissable, et non comme de simples annotations visuelles.
  2. Vous aurez de nouveaux champs comme :
    1. Zone de texte (multiligne) 

    3. Liste déroulante (avec choix prédéfinis et option de sélection multiple)

    4. Liste d’options (sélections multiples)


  3. Dans Adobe Acrobat ou Adobe Reader, le document affichera clairement que la signature est valide, avec :
  1. l’identité certifiée du signataire
  2. la date et l’heure exactes de la signature
  3. l’historique des validations



Option "Ne pas ajouter de certificats de signature Secure Exchanges au document"

Par défaut, lorsque vous n’utilisez pas les certificats de signature numérique, Secure Exchanges ajoute automatiquement ses certificats de validation à la fin du document signé. Cependant, certaines organisations refusent les documents lorsque des pages supplémentaires sont ajoutées automatiquement à la fin du fichier. Lorsque vous cochez cette option, aucune page de certificats de signature n’est ajoutée au document PDF après la signature.
Notes
Même si ces pages ne sont pas ajoutées :
  1. le document demeure valide
  2. les signatures peuvent toujours être vérifiées et validées
  3. la validation peut être effectuée à l’aide du validateur de documents Secure Exchanges

Option "Ne pas verrouiller le document après la signature"


L’option "Ne pas verrouiller le document après la signature" permet de désactiver ce comportement, mais doit être utilisée avec précaution.
Idea
Nous vous recommandons d'utiliser l'option "Utilisez des certificats de signature numérique" 

Étape 5 - Définir les zones de signatures

À l’aide de votre curseur, dessinez les zones à compléter directement sur le document PDF.

Pour chaque zone, vous pouvez choisir le type de champ souhaité :

Info
Certain champs sont disponible uniquement lorsque vous utilisez des certificats de signature numérique.
  1. signature ou initiales
  1. texte (simple ou multiligne)
  1. date ou calendrier
  1. nombre
  1. case à cocher
  1. bouton radio
  1. liste déroulante
  1. liste d’options (sélections multiples)
Si le document comporte plusieurs signataires, sélectionnez chaque signataire dans la liste déroulante et définissez ses zones, un à la fois pour chacun d'eux. 


Une fois toutes les zones définies pour l’ensemble des signataires, cliquez sur « Appliquer » dans le coin supérieur gauche. Vous pourrez ensuite configurer les paramètres d’envoi, puis cliquer sur « Envoyer avec Secure Exchanges ».