Que sont les clés contextuelles et comment les utiliser ?

Que sont les clés contextuelles et comment les utiliser ?

Les clés contextuelles sont des identifiants personnalisés qui permettent d'associer un message sécurisé, un document signé ou un retour d'enveloppe à une information interne de votre organisation.

Définition et objectif

Elles servent à faire le lien entre Secure Exchanges (via SESAR) et vos systèmes internes (CRM, ERP, logiciel comptable, système de gestion documentaire, etc.).

Exemples d'utilisation :

  • Numéro de dossier
  • Numéro de client
  • Numéro d'employé
  • Numéro de réclamation
  • Numéro de ticket de support

Les clés contextuelles peuvent être activées et utilisées techniquement dans le plug-in Outlook même sans SESAR. Cependant, leur utilité réelle dépend entièrement de la présence d'un serveur SESAR (Secure Exchanges Send And Receive) actif, parce que :

  • Les clés servent à identifier et structurer les messages.
  • C'est SESAR qui archive les échanges et conserve les valeurs contextuelles.
  • C'est également SESAR qui permet la recherche, l'audit, l'automatisation et l'intégration avec vos systèmes internes.

Pour plus d'information sur SESAR, vous pouvez nous écrire à info@secure-exchanges.com

Comment fonctionnent les clés contextuelles ?

Le fonctionnement se fait en deux temps : les clés doivent d'abord être créées dans le portail en ligne Secure Exchanges, puis les utilisateurs leur attribuent une valeur au moment de l'envoi du message ou de la demande de signature, soit à partir du plug-in Outlook Classique, soit à partir de notre SDK.

Prérequis

Pour utiliser les clés contextuelles dans le plug-in Outlook Classique, une configuration préalable est requise dans le registre Windows du poste de travail.

Les deux valeurs suivantes doivent être définies à True sous HKEY_CURRENT_USER\Secure-Exchanges :

  • ActivateEnvelopContextKeys
  • ActivateMessageContextKeys

Après modification du registre, redémarrez Outlook pour que les changements prennent effet.

Attention : si ces valeurs ne sont pas activées, l'onglet « Paramètre de contexte » ne sera pas visible dans la fenêtre Secure Exchanges au moment de l'envoi.

Étape 1 : Définir les clés dans le portail en ligne

  1. Connectez-vous au portail en ligne Secure Exchanges. Au besoin, consultez Se connecter au portail en ligne Secure Exchanges.
  2. Créez les clés dont votre organisation a besoin, par exemple #Dossier, #Réclamation ou numero_employe.

Une fois configurées dans le portail, ces clés deviennent disponibles pour les utilisateurs.


Étape 2 : Attribuer une valeur aux clés lors d'un envoi dans Outlook

Assurez-vous d'abord que les clés sont définies dans le portail en ligne, que les clés de registre sont activées et qu'Outlook a été redémarré.

  1. Composez un nouveau message dans Outlook.
  2. Cliquez sur Envoyer.
  3. Lorsque la fenêtre Secure Exchanges s'ouvre, cliquez sur « Paramètre de contexte ».


  4. Sélectionnez la clé souhaitée dans la liste déroulante, parmi les clés préalablement définies dans le portail.
  5. Attribuez une valeur à cette clé.
  6. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.


  7. Complétez l'envoi.

La valeur associée sera alors liée au message et archivée dans SESAR.

Exemple :

  • Clé : #Dossier, valeur : 12563
  • Clé : numero_employe, valeur : 1234

Ces informations seront alors associées au message ou au document signé.

Où retrouve-t-on ces informations ?

Les messages tagués avec des clés contextuelles seront :

  • Archivés dans SESAR
  • Identifiés clairement avec leurs valeurs contextuelles
  • Recherchables et exploitables via les intégrations (webhooks, SDK, automatisations)

Cela permet :

  • Un classement structuré
  • Une automatisation des flux de travail
  • Une récupération facilitée lors d'un audit ou d'une enquête interne
  • Une intégration directe avec vos systèmes internes

Exemple concret

Un cabinet d'assurance envoie un document à signer. Avant l'envoi, il ajoute :

  • Clé : #Réclamation, valeur : RC-2026-4589
  • Clé : numero_client, valeur : 784512

Dans SESAR, le document sera alors clairement associé à cette réclamation précise et pourra être retrouvé rapidement via ces identifiants.

Besoin d'aide ?

Notre équipe est disponible pour vous accompagner. Écrivez-nous à support@secure-exchanges.com

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