Que sont les clés contextuelles et comment les utiliser ?

Que sont les clés contextuelles et comment les utiliser ?

Les clés contextuelles sont des identifiants personnalisés qui permettent d’associer un message sécurisé, un document signé ou un retour d’enveloppe à une information interne de votre organisation.

Elles servent à faire le lien entre Secure Exchanges (via SESAR) et vos systèmes internes (CRM, ERP, logiciel comptable, système de gestion documentaire, etc.).

Exemples d’utilisation :

  • Numéro de dossier
  • Numéro de client
  • Numéro d’employé
  • Numéro de réclamation
  • Numéro de ticket de support

Les clés contextuelles peuvent être activées et utilisées techniquement dans le plug-in Outlook même sans SESAR. Cependant, leur utilité réelle dépend entièrement de la présence d’un serveur SESAR (Secure Exchanges Send And Receive) actif.

Parce que :

  • Les clés servent à identifier et structurer les messages

  • Mais c’est SESAR qui archive les échanges et conserve les valeurs contextuelles

  • C’est également SESAR qui permet la recherche, l’audit, l’automatisation et l’intégration avec vos systèmes internes

Pour plus d’information sur SESAR, vous pouvez nous contacter à info@secure-exchanges.com

Comment fonctionnent les clés contextuelles ?

Le fonctionnement se fait en deux étapes :

1. Définition des clés dans le portail

Les clés doivent d’abord être créées dans le portail en ligne Secure Exchanges.



Exemple :

Vous créez une clé appelée :

  • #Dossier
  • #Réclamation
  • numero_employe

Une fois configurées dans le portail, ces clés deviennent disponibles pour les utilisateurs.

2. Utilisation des clés lors d’un envoi

Une fois les clés définies dans le portail en ligne, elles peuvent être utilisées :

  • Via le plug-in Outlook Classique *Voir les prérequis ci-bas

  • Ou via notre SDK

Les utilisateurs peuvent alors attribuer une valeur à chaque clé au moment de l’envoi du message ou de la demande de signature.

Exemple concret :

Clé : #Dossier
Valeur : 12563

Clé : numero_employe
Valeur : 1234

Ces informations seront alors associées au message ou au document signé.

Où retrouve-t-on ces informations ?

Les messages tagués avec des clés contextuelles seront :

  • Archivés dans SESAR
  • Identifiés clairement avec leurs valeurs contextuelles
  • Recherchables et exploitables via les intégrations (webhooks, SDK, automatisations)

Cela permet :

  • Un classement structuré
  • Une automatisation des flux de travail
  • Une récupération facilitée lors d’un audit ou d’une enquête interne
  • Une intégration directe avec vos systèmes internes

Prérequis pour l'utilisation des clés contextuelles via Outlook Classique 

Pour utiliser les clés contextuelles dans le plug-in Outlook Classique, une configuration préalable est requise dans le registre Windows du poste de travail.
Clé à configurer :

Sous :

Les valeurs suivantes doivent être activées sous : HKEY_CURRENT_USER\Secure-Exchanges
Les deux paramètres suivants doivent être définis à :
  1. ActivateEnvelopContextKeys = True
  2. ActivateMessageContextKeys = True
Alert
Si ces valeurs ne sont pas activées, l’onglet "Paramètre de contexte" ne sera pas visible dans la fenêtre Secure Exchanges au moment de l’envoi.
Après modification du registre, redémarrez Outlook pour que les changements prennent effet.

Comment utiliser les clés contextuelles dans Outlook

Une fois :
  1. Les clés définies dans le portail en ligne
  2. Les clés de registre activées
  3. Outlook redémarré
Vous pouvez utiliser les clés lors de l’envoi d’un message sécurisé.

Étapes d’utilisation
  1. Composez un nouveau message dans Outlook.
  2. Cliquez sur Envoyer
  3. Lorsque la fenêtre Secure Exchanges s’ouvre, cliquez sur "Paramètre de contexte".

  4. Sélectionnez la clé souhaitée dans la liste déroulante (clés préalablement définies dans le portail).

  5. Attribuez une valeur à cette clé.
  6. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

  7. Complétez l’envoi.
La valeur associée sera alors liée au message et archivée dans SESAR.

Exemple concret

Un cabinet d’assurance envoie un document à signer.

Avant l’envoi, il ajoute :

Clé : #Réclamation
Valeur : RC-2026-4589

Clé : numero_client
Valeur : 784512

Dans SESAR, le document sera alors clairement associé à cette réclamation précise et pourra être retrouvé rapidement via ces identifiants.

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