Comment récupérer des informations confidentielles?

Récupérer des informations confidentielles via une enveloppe sécurisée à partir de Microsoft Outlook

Les enveloppes sécurisées Secure Exchanges vous permettent de récupérer des informations confidentielles auprès de destinataires qui n’utilisent pas Secure Exchanges. Vos contacts peuvent ainsi vous transmettre des documents sensibles de façon sécurisée, sans avoir besoin de licence.

Info
À quoi servent les enveloppes sécurisées ?
Les enveloppes sécurisées sont conçues pour :
  1. collecter des documents confidentiels (NAS, pièces d’identité, contrats, formulaires, etc.) ;
  2. éviter l’envoi de données sensibles par courriel non sécurisé ;
  3. garantir un dépôt chiffré, contrôlé et traçable.
Le destinataire dépose ses informations via un espace sécurisé, sans créer de compte ni installer quoi que ce soit.

Envoyer une enveloppe sécurisée depuis Outlook

  1. Ouvrez Microsoft Outlook.
  2. Cliquez sur "Nouveau courriel".
  3. Dans le ruban Outlook, dans l'onglet "Message" repérez la section "Secure Exchanges"
  4. Choisissez la langue de votre correspondance.
  5. Cliquez sur l’icône correspondant au type d’enveloppe souhaité. *Vous pouvez visualiser les types d'enveloppe en déboulant les listes ci-dessous. 

    Enveloppe standard


    Idéale pour récupérer :

    • documents confidentiels ;
    • contrats ;
    • pièces d’identité ;
    • informations sensibles diverses
    Enveloppe de carte de crédit

    Conçue pour la collecte sécurisée de numéros de carte de crédit.

    Fonctionnalités intégrées :

    • validation automatique du nombre de chiffres ;
    • vérification de la date d’expiration.
    Enveloppe avancée (licence Pro uniquement)
    Cette enveloppe offre un niveau de contrôle supérieur et des options de sécurité avancées. Une fois l’enveloppe avancée insérée et au moment où vous cliquerez sur "Envoyer", plusieurs options pourront être configurées :

      

    Empêcher l’écriture de texte

    1. Le destinataire ne pourra pas écrire de message.
    2. Le dépôt de documents devient obligatoire.


    Définir les types de fichiers autorisés

    1. Vous pouvez limiter les formats acceptés (documents, images, vidéos, etc.).
    2. Il est possible d’indiquer des extensions précises, séparées par des virgules
      (ex. : .pdf, .jpg, .mp4).

    Sécurisation par code SMS

    1. Le destinataire devra entrer un code SMS envoyé sur son téléphone.
    2. Le code est requis pour accéder à l’enveloppe et déposer les documents.
    Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Envoyer". L’enveloppe est alors transmise avec les paramètres de sécurité choisis.

Info
L’enveloppe est insérée à l’endroit où se trouve votre curseur dans le message.

Ce que voit le destinataire

À la réception du courriel, le destinataire voit un bouton « Dépôt de documents confidentiels ». (Voir l'image ci-dessous à titre d'exemple)

 

En cliquant sur ce bouton, il accède à un espace sécurisé lui permettant de :
  1. glisser-déposer des fichiers ;
  2. ajouter des documents via le bouton Attacher ;
  3. écrire un message privé accompagnant les fichiers (si autorisé) ;
  4. envoyer les documents.
Info
La taille maximale des fichiers que peut vous retourner le destinataire dépend de votre licence Secure Exchanges. Avec nos licences avancées c'est jusqu'à 100 Mb et, avec nos licences PRO c'est jusqu'à 2.5Go. Vous recevrez son retour d'enveloppe directement dans votre boîte courriel, le courriel sera bien entendu transmis via Secure Exchanges.