Comment faire signer le même document à plusieurs personnes séparément ?

Créer une signature par liste (signature en masse) avec Secure Exchanges dans Outlook Classique

Secure Exchanges permet de créer une signature par liste, aussi appelée signature en masse ou signature groupée, à l’aide d’un fichier CSV. Cette fonctionnalité permet d’envoyer le même document à signer à plusieurs personnes, automatiquement, sans avoir à créer un envoi individuel pour chaque signataire. Chaque personne aura son propre document à signer. 

Voici comment procéder :

Étape 1 – Préparer le fichier CSV

Le fichier CSV sert à indiquer qui doit signer le document. Chaque ligne du fichier représente un signataire.

Votre fichier CSV doit obligatoirement contenir trois colonnes, dans cet ordre :

1. Email
  1. Adresse courriel du signataire.
2. Phone
  1. Numéro de téléphone du signataire. *Doit inclure l’indicatif du pays, précédé du signe + (ex. : +1 pour le Canada, +33 pour la France).
  2. Cette colonne peut être laissée vide si vous ne souhaitez pas protéger le lien de signature par code SMS.
  3. La colonne doit toutefois être présente dans le fichier.
3. CallBackParameter
  1. Champ optionnel permettant de transmettre des instructions à SESAR.
  2. Si vous n’utilisez pas cette fonctionnalité, la colonne peut être laissée vide.
  3. Elle doit néanmoins être présente dans le fichier.
Notes
Vous pouvez utiliser le fichier joint au bas de l’article à titre de gabarit.

Étape 2 – Créer le message et activer la signature par liste

  1. Dans Outlook, créez un nouveau message.
  2. À l’aide du bouton "Signature" dans le ruban Secure Exchanges, téléversez le document PDF à faire signer.

  3. Une fois le document ajouté, sélectionnez l’option « Signature par liste ».
Vous remarquerez alors que le champ À est automatiquement remplacé par : csv@secure-exchanges.com. C’est normal : ce courriel sert uniquement à déclencher le processus de signature par liste.
  1. Vous pouvez maintenant rédiger votre message comme à l’habitude, puis cliquer sur "Envoyer".

Étape 3 – Charger le fichier CSV

  1. Après avoir cliqué sur "Envoyer", la fenêtre Secure Exchanges s’ouvre.
  2. Une nouvelle option « Charger un fichier CSV » est maintenant disponible.
  3. Cliquez sur ce bouton et téléversez le fichier CSV préparé à l’étape 1.

Warning
Assurez-vous que le fichier Excel est fermé avant de l’insérer, afin d’éviter toute erreur lors du téléversement.

Étape 4 – Vérifier les signataires

Une fois le fichier téléversé, un bouton « Voir mes signataires » apparaît juste en dessous du bouton "Charger un fichier CSV"

Cliquez sur ce bouton pour :

  • afficher la liste des signataires
  • vérifier que les adresses courriel et les informations sont exactes

Étape 5 – Définir les zones de signature et envoyer

Cliquez sur "Définissez les zones de signature", puis définissez la ou les zones qui devront être remplies par les signataires.

Une fois terminé :

  1. Cliquez sur "Appliquer" *En haut à gauche de la fenêtre de définition de zone de signature

  2. Cliquez sur "Envoyer avec Secure Exchanges"

Secure Exchanges se chargera automatiquement d’envoyer le document à chaque signataire listé dans le fichier CSV.






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