Signature par liste avec Secure Exchanges dans Outlook

Comment créer une signature par liste (signature en masse) avec Secure Exchanges dans Outlook Classique ?

Secure Exchanges permet d'envoyer un même document à signer à plusieurs personnes en une seule opération grâce à la signature par liste (aussi appelée signature en masse ou signature groupée).

Cette fonctionnalité utilise un fichier CSV contenant les informations des signataires. Chaque destinataire recevra son propre document individuel à signer. Il ne s'agit pas d'une signature collective sur un même fichier.

Étape 1 : Préparer le fichier CSV

Le fichier CSV contient la liste des signataires. Chaque ligne représente une personne. Votre fichier doit obligatoirement contenir trois colonnes, dans cet ordre exact :

  1. Email
  • Adresse courriel du signataire.
  1. Phone
  • Numéro de téléphone du signataire. Doit inclure l'indicatif du pays, précédé du signe + (ex. : +1 pour le Canada, +33 pour la France).
    • Cette colonne peut être laissée vide si vous ne souhaitez pas protéger le lien de signature par code SMS.
    • La colonne doit toutefois être présente dans le fichier.
  1. CallBackParameter
  • Champ optionnel permettant de transmettre des instructions à SESAR.
    • Si vous n'utilisez pas cette fonctionnalité, la colonne peut être laissée vide.
    • Elle doit néanmoins être présente dans le fichier.

Voici un exemple :

Note : Vous pouvez utiliser le fichier joint au bas de l'article à titre de gabarit.

Étape 2 : Créer le message et activer la signature par liste

  1. Dans Outlook, créez un nouveau message.
  2. Cliquez sur le bouton « Signature » dans le ruban Secure Exchanges.


  3. Téléversez le document PDF à faire signer. Sélectionnez l'option « Signature par liste ».


  4. Rédigez votre message comme à l'habitude, puis cliquez sur « Envoyer ».
Note : Vous remarquerez que le champ « À » est automatiquement remplacé par : csv@secure-exchanges.com. C'est normal : ce courriel sert uniquement à déclencher le processus de signature par liste.

Étape 3 : Charger le fichier CSV

Après avoir cliqué sur « Envoyer », la fenêtre Secure Exchanges s'ouvre.

  1. Cliquez sur « Charger un fichier CSV ».


  2. Téléversez le fichier préparé à l'étape 1.
Attention : Assurez-vous que le fichier Excel est fermé avant le téléversement afin d'éviter toute erreur.

Étape 4 : Vérifier les signataires

Une fois le fichier téléversé, un bouton « Voir mes signataires » apparaît.

Cliquez dessus pour :

  • afficher la liste des signataires
  • vérifier que les adresses courriel et les informations sont exactes

Étape 5 : Définir les zones de signature et envoyer

  1. Cliquez sur « Définir les zones de signature ».


  2. Positionnez les zones à remplir par les signataires.
  3. Cliquez sur « Appliquer » (en haut à gauche).
  4. Cliquez sur « Envoyer avec Secure Exchanges ».

Secure Exchanges enverra automatiquement le document à chaque signataire contenu dans le fichier CSV.

Besoin d'aide ?

Notre équipe est disponible pour vous accompagner. Écrivez-nous à support@secure-exchanges.com

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