Signature par liste avec Secure Exchanges dans Outlook

Comment créer une signature par liste (signature en masse) avec Secure Exchanges dans Outlook Classique ?

Secure Exchanges permet d’envoyer un même document à signer à plusieurs personnes en une seule opération grâce à la signature par liste (aussi appelée signature en masse ou signature groupée).

Cette fonctionnalité utilise un fichier CSV contenant les informations des signataires. Chaque destinataire recevra son propre document individuel à signer. Il ne s’agit pas d’une signature collective sur un même fichier.

Étape 1 – Préparer le fichier CSV

Le fichier CSV contient la liste des signataires. Chaque ligne représente une personne. Votre fichier doit obligatoirement contenir trois colonnes, dans cet ordre exact :

1. Email
  1. Adresse courriel du signataire.
2. Phone
  1. Numéro de téléphone du signataire. *Doit inclure l’indicatif du pays, précédé du signe + (ex. : +1 pour le Canada, +33 pour la France).
  2. Cette colonne peut être laissée vide si vous ne souhaitez pas protéger le lien de signature par code SMS.
  3. La colonne doit toutefois être présente dans le fichier.
3. CallBackParameter
  1. Champ optionnel permettant de transmettre des instructions à SESAR.
  2. Si vous n’utilisez pas cette fonctionnalité, la colonne peut être laissée vide.
  3. Elle doit néanmoins être présente dans le fichier.
Voici un exemple :


Notes
Vous pouvez utiliser le fichier joint au bas de l’article à titre de gabarit.

Étape 2 – Créer le message et activer la signature par liste

  1. Dans Outlook, créez un nouveau message.

  2. Cliquez sur le bouton "Signature" dans le ruban Secure Exchanges.


  3. Téléversez le document PDF à faire signer. Sélectionnez l’option "Signature par liste".


  4. Rédigez votre message comme à l’habitude, puis cliquer sur "Envoyer".
Notes
Vous remarquerez que le champ "À" est automatiquement remplacé par : csv@secure-exchanges.com. C’est normal : ce courriel sert uniquement à déclencher le processus de signature par liste.


Étape 3 – Charger le fichier CSV

Après avoir cliqué sur "Envoyer", la fenêtre Secure Exchanges s’ouvre.
  1. Cliquez sur Charger un fichier CSV.
  2. Téléversez le fichier préparé à l’étape 1.

Warning
Assurez-vous que le fichier Excel est fermé avant le téléversement afin d’éviter toute erreur.

Étape 4 – Vérifier les signataires

Une fois le fichier téléversé, un bouton "Voir mes signataires" apparaît.

Cliquez dessus pour :

  • afficher la liste des signataires
  • vérifier que les adresses courriel et les informations sont exactes

Étape 5 – Définir les zones de signature et envoyer

  1. Cliquez sur Définir les zones de signature.
  2. Positionnez les zones à remplir par les signataires.
  3. Cliquez sur Appliquer (en haut à gauche).
  4. Cliquez sur Envoyer avec Secure Exchanges.

Secure Exchanges enverra automatiquement le document à chaque signataire contenu dans le fichier CSV.






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