Comment faire signer un document avec Secure Exchanges sur Gmail ?

Comment faire signer un document avec Secure Exchanges sur Gmail ?

Secure Exchanges s'intègre directement à votre interface Gmail pour vous permettre d'envoyer un document à signer en quelques clics, sans quitter votre boîte de réception. Cet article décrit la marche à suivre complète, depuis la pièce jointe à faire signer jusqu'à l'envoi de la demande de signature. Utilisez-la chaque fois que vous devez recueillir une ou plusieurs signatures sur un document que vous transmettez par courriel.

Prérequis

Avant de commencer, l'extension Secure Exchanges doit être installée dans votre navigateur et votre licence doit être activée. Si ce n'est pas encore fait, suivez la marche à suivre décrite dans Comment installer et activer Secure Exchanges sur Gmail ?.

Étape 1 : Joindre le document

Composez un nouveau courriel dans Gmail et insérez vos fichiers PDF à faire signer via le bouton « Joindre des fichiers » (trombone de Gmail) comme vous le faites normalement.

Étape 2 : Activer la demande de signature

Une fois le fichier joint, cliquez sur le bouton « Obtenir une signature » qui apparaît sous la pièce jointe.

Note : Si vous êtes également signataire du document, cochez la case « Je dois signer le(s) document(s) ».


Étape 3 : Placer les zones de signature dans le document

C'est ici que vous définissez précisément qui doit faire quoi, et à quel endroit dans le document.

Si le document contient déjà des champs PDF

Certains documents PDF contiennent déjà des champs intégrés (zones de texte, cases à cocher, champs de signature, etc.). Si c'est le cas, Secure Exchanges les détecte automatiquement et vous propose de choisir comment les gérer :

  • Inclure tous les champs détectés : toutes les zones existantes sont importées telles quelles.
  • Sélectionner les champs souhaités : vous choisissez lesquels conserver parmi les champs détectés.
  • Refuser la détection : les champs existants sont ignorés, vous dessinez tout manuellement.
Note : Si vous avez plusieurs signataires et que vous importez tous les champs détectés, les zones sont souvent toutes attribuées au premier signataire par défaut. Vérifiez et corrigez les attributions avant de continuer, comme l'explique la section « Corriger l'attribution d'une zone au mauvais signataire » plus bas.

Placer une zone manuellement

Avant de dessiner chaque zone, assurez-vous de bien sélectionner le bon signataire.

  1. Dans la colonne de gauche, cliquez sur le signataire pour lequel vous souhaitez placer une zone. Son nom doit être actif, encadré en orange.

  2. Dans le document, dessinez un rectangle à l'endroit où ce signataire devra intervenir.
  3. Choisissez le type de champ dans le menu qui apparaît.

Répétez ces trois étapes pour chaque zone à placer, en changeant de signataire dans la liste à chaque fois que nécessaire.

Types de champs disponibles

  1. Signature : zone de signature
  2. Initiales : zone pour initiales
  3. Boîte de texte : champ texte sur une ligne
  4. Zone de texte : champ texte sur plusieurs lignes
  5. Sélecteur de date : date sélectionnée via un calendrier
  6. Date de signature : date de signature
  7. Nombre : champ numérique
  8. Case à cocher : case à cocher
  9. Bouton radio : choix unique parmi plusieurs options
  10. Liste déroulante : sélection parmi des options prédéfinies
  11. Liste d'options : sélections multiples

Définition de l'option « Signer et envoyer »

Cette option vous permet de signer vous-même un document et d'envoyer automatiquement la copie finale signée à un ou plusieurs destinataires. Après avoir placé les zones de signature, vous signez directement dans l'interface. Une fois la signature complétée, le document final est généré et transmis aux destinataires sélectionnés.

Attention : Vous devez avoir une licence Pro pour utiliser cette option.

Exemple : vous signez une attestation ou un contrat qui ne nécessite que votre signature, vous signez en même temps que vous définissez vos zones, puis la version finale signée est automatiquement envoyée à votre client, fournisseur ou partenaire.

Corriger l'attribution d'une zone au mauvais signataire

Il peut arriver qu'une zone soit associée au mauvais signataire, notamment après une importation automatique de champs, ou si vous avez oublié de changer de signataire actif avant de dessiner une zone. Pour corriger cela :

  1. Dans la colonne de gauche, sélectionnez le signataire correct, celui à qui la zone devrait appartenir.
  2. Cliquez sur le bouton « Zones » en haut à droite de l'écran.
  3. Sélectionnez la ou les zones à réattribuer.

Les zones sélectionnées sont automatiquement associées au signataire actif.

Étape 4 : Appliquer et envoyer

Une fois que toutes les zones sont définies et bien attribuées pour chaque signataire :

  1. Cliquez sur « Appliquer », dans le coin supérieur gauche de l'écran.
  2. Vérifiez ou ajustez les paramètres d'envoi si nécessaire.
  3. Cliquez sur « Envoyer avec Secure Exchanges ».

Le processus de signature en chaîne démarre. Le premier signataire reçoit le document par courriel, le signe, et le document est automatiquement transmis au suivant jusqu'à ce que toutes les signatures soient recueillies. Les destinataires en copie conforme reçoivent la copie finale une fois le processus terminé.

Dépannage

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Notre équipe est disponible pour vous accompagner. Écrivez-nous à support@secure-exchanges.com

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