Comment envoyé un message sécurisé avec Outlook Web ?

Envoyer un message sécurisé avec Outlook Web

Une fois Secure Exchanges installé et votre licence activée dans Outlook Web, vous pouvez envoyer des courriels sécurisés en suivant les étapes ci-dessous.

Accéder à Secure Exchanges

  1. Ouvrez Outlook Web et cliquez sur « Nouveau message » pour commencer la rédaction de votre courriel.
  2. Ouvrez ensuite l’application Secure Exchanges.

Info
Si la fenêtre Secure Exchanges n’est pas déjà épinglée, vous pouvez l’épingler afin de conserver les options de sécurité visibles pendant toute la préparation du message.

Rédiger le message et ajouter des fichiers

  1. Rédigez votre message comme à l’habitude.
    1. Pour joindre des fichiers, utilisez l’icône d’attachement située dans la fenêtre Secure Exchanges. Les fichiers ajoutés par ce biais pourront être protégés selon les paramètres de sécurité sélectionnés.

  1. Une fois le message prêt, cliquez sur « Envoyer ». La fenêtre de configuration Secure Exchanges s’ouvrira automatiquement.

Choisir le contenu à sécuriser


Dans la fenêtre Secure Exchanges, vous pouvez choisir ce que vous souhaitez protéger :

  • Message en entier
    Protège à la fois le texte du courriel et les pièces jointes. Recommandé si le contenu du message contient des informations sensibles (mot de passe, NAS, données bancaires, etc.).

  • Pièces jointes seulement
    Protège uniquement les fichiers joints le texte du courriel reste lisible.

Info
Il est conseillé d’utiliser la protection des pièces jointes seulement lorsque le corps du message ne contient aucune information confidentielle. Cela permet de fournir plus de contexte au destinataire tout en conservant des fichiers sécurisés.

Configurer les paramètres additionnels

Vous pouvez définir des paramètres supplémentaires pour contrôler l’accès au message :

  • le nombre de consultations autorisées ;

  • la durée de validité du message (en heures ou en jours) maximum 30 jours ;

  • la langue d’affichage du message pour le destinataire.

Ajouter une sécurité supplémentaire (optionnel)

Pour renforcer la protection du message, vous pouvez activer une mesure de sécurité additionnelle :

  • Mot de passe : le destinataire devra entrer le mot de passe pour accéder au message ; 
    En cochant l’option "Mot de passe" vous devez définir un mot de passe dans le champ prévu à cet effet. Le mot de passe doit être transmis au destinataire par un autre moyen que le courriel (ex. : téléphone, SMS, messagerie instantanée, en personne). Cela permet d’éviter qu’un tiers ayant accès à la boîte courriel puisse également accéder au contenu sécurisé.

  • Code par SMS : un code à usage unique sera envoyé par SMS au destinataire pour ouvrir le message.
    En cochant l'option "Code SMS généré automatiquement" vous devez inscrire le numéro de téléphone cellulaire de votre destinataire. Le code SMS sera automatiquement envoyé sur le mobile de votre destinataire au moment ou celui-ci ouvrira votre message. 

Envoyer le message sécurisé

Une fois tous les paramètres définis, cliquez sur « Envoyer avec Secure Exchanges » pour finaliser l’envoi sécurisé. Le destinataire recevra un lien lui permettant d’accéder au message selon les règles que vous avez configurées.