Secure Exchanges permet non seulement de sécuriser l'envoi d'informations sensibles, mais également de récupérer de façon sécurisée des documents ou des données confidentielles auprès de vos destinataires (documents, mots de passe, informations de paiement, etc.). Cette récupération s'effectue à l'aide d'une enveloppe sécurisée, que vous envoyez au destinataire afin qu'il puisse y déposer les informations demandées dans un environnement chiffré.

Étape 1 : Créer un nouveau message

Dans Outlook Web, cliquez sur « Nouveau message ». La fenêtre Secure Exchanges s'affiche automatiquement à la droite de l'écran.

Étape 2 : Sélectionner le type d'enveloppe

Dans le menu Secure Exchanges :

• Choisissez Enveloppes en français ou Enveloppes en anglais.
• Sélectionnez le type d'enveloppe approprié, par exemple :
  • Enveloppe de documents
  • Enveloppe de carte de crédit

Cette enveloppe détermine le type d'informations que le destinataire pourra transmettre.

Étape 3 : Envoyer le message

Une fois l'enveloppe sélectionnée et le message complété, cliquez sur Envoyer. Le destinataire recevra un courriel contenant un lien sécurisé lui permettant de déposer les informations demandées.

Étape 4 : Le dépôt des informations par le destinataire

Lorsque le destinataire clique sur le bouton « Dépôt de documents confidentiels » dans le courriel que vous lui avez envoyé avec Secure Exchanges, il est redirigé vers un environnement sécurisé fourni par Secure Exchanges.

Voici comment il pourra déposer ses informations confidentielles :

• Dépôt de documents : le destinataire peut glisser et déposer ses fichiers ou cliquer sur le bouton « Attacher » pour ajouter des documents ou des photos depuis son ordinateur ou son appareil mobile.
• Taille des fichiers : il est possible de téléverser des fichiers jusqu'à la limite permise par la licence de l'expéditeur, ce qui permet de partager des documents de grande taille.
• Communication privée : un espace permet d'écrire un message privé qui accompagnera les documents envoyés, pour une communication contextuelle autour des informations confidentielles partagées.
• Envoi sécurisé : après avoir joint les fichiers et rédigé un message si nécessaire, le destinataire envoie les documents en toute sécurité en cliquant sur « Envoyer ». La transmission est chiffrée, ce qui garantit que les informations confidentielles restent protégées tout au long du processus.

Étape 5 : Récupérer les informations déposées

Lorsque votre destinataire a déposé des documents confidentiels dans l'enveloppe et qu'il a cliqué sur « Envoyer », voici ce que vous recevez comme expéditeur :

• Notification de réception : vous recevez un courriel de la part de Secure Exchanges indiquant que des documents confidentiels ont été déposés.
• Accès aux documents : cliquez sur « Lire le message » pour télécharger ou consulter l'information confidentielle que vous avez demandée.

Besoin d'aide ?

Notre équipe est disponible pour vous accompagner. Écrivez-nous à support@secure-exchanges.com

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