Comment récupérer des informations confidentielles à partir d'Outlook Web avec Secure Exchanges ?

Secure Exchanges permet non seulement de sécuriser l’envoi d’informations sensibles, mais également de récupérer de façon sécurisée des documents ou des données confidentielles auprès de vos destinataires (documents, mots de passe, informations de paiement, etc.). Cette récupération s’effectue à l’aide d’une enveloppe sécurisée, que vous envoyez au destinataire afin qu’il puisse y déposer les informations demandées dans un environnement chiffré.

Procédure pour envoyer une enveloppe sécurisée

1. Créer un nouveau message

Dans Outlook Web, cliquez sur "Nouveau message." La fenêtre Secure Exchanges s’affichera automatiquement sur la droite de l’écran.

2. Sélectionner le type d’enveloppe

Dans le menu Secure Exchanges :

• Choisissez Enveloppes en français ou Enveloppes en anglais

• Sélectionnez le type d’enveloppe approprié, par exemple :

  • Enveloppe de documents

  • Enveloppe de carte de crédit

Cette enveloppe déterminera le type d’informations que le destinataire pourra transmettre.

3. Envoyer le message

Une fois l’enveloppe sélectionnée et le message complété, cliquez sur Envoyer.
Le destinataire recevra un courriel contenant un lien sécurisé lui permettant de déposer les informations demandées.

Voici ce que le destinataire recevra :

Lorsque le destinataire clique sur le bouton "Dépôt de documents confidentiels" dans le courriel que vous avez envoyé via Secure Exchanges, il est redirigé vers un environnement sécurisé fourni par Secure Exchanges.

Voici comment il pourra déposer ses informations confidentielles :

Dépôt de Documents : Le destinataire peut alors glisser et déposer ses fichiers ou cliquer sur le bouton "Attacher" pour ajouter des documents ou des photos depuis son ordinateur ou appareil mobile.

Taille des Fichiers : Il est possible de téléverser des fichiers jusqu'à la limite permise de la licence de l'expéditeur, assurant ainsi la capacité de partager des documents de grande taille.

Communication Privée : Il y a un espace pour écrire un message privé qui accompagnera les documents envoyés, permettant une communication contextuelle autour des informations confidentielles partagées.

Envoi Sécurisé : Après avoir joint les fichiers et rédigé un message si nécessaire, le destinataire peut envoyer les documents en toute sécurité en cliquant sur "Envoyer". La transmission est cryptée, assurant que les informations confidentielles restent protégées tout au long du processus.

L'expéditeur : Lorsque votre destinataire a déposé des documents confidentiels dans l'enveloppe et aura cliqué sur "Envoyer", voici ce que vous recevrez en tant qu'expéditeur :

Notification de Réception : Vous recevrez un courriel de la part de Secure Exchanges indiquant que des documents confidentiels ont été déposés.

Accès aux Documents : Cliquez sur "Lire le message" pour télécharger ou visualisé l'information confidentielle que vous avez demandé. 

Confidentialité et Destruction : L'information échangée seront automatiquement détruits après la fermeture la fenêtre de récupération de pièce jointe.

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