Comment envoyer un document à faire signer avec Secure Exchanges via Outlook Web ?
Pour utiliser le système de signature de Secure Exchanges, il est essentiel de disposer d'une licence Avancée ou Pro. Pour plus d'informations sur nos offres de licences et pour effectuer une mise à niveau, nous vous invitons à visiter notre site web.
Étape 1 : Composer le Message.
Commencez par rédiger votre courriel comme d'habitude en cliquant sur "Nouveau Message". Saisissez
les adresses des destinataires, l'objet et le corps du message.
L'ordre des destinataires déterminera la séquence des signatures.
Étape 2 : Joindre le Document
Dans la fenêtre de Secure Exchanges à la droite de votre écran, glissez et déposez le fichier dans cette fenêtre ou utilisez l'option "Sélectionnez vos fichiers" pour l'ajouter depuis votre ordinateur.
Important : Le document doit être en format PDF.
Si vous souhaitez uniquement envoyé une pièce jointe, cliquez sur envoyer sinon, pour obtenir une signature, cliquez sur "Obtenir une signature" pour commencer le processus.
Si vous êtes également signataire du document, Cochez la case "Je dois signer le(s) document(s).
Étape 3 — Configurer les options de signature
Dans le panneau inférieur gauche de l'outil de signature, trois options vous permettent d'ajuster le comportement du document. Voici quand et pourquoi les utiliser.
Option 1 — « Signer et envoyer »
Quand l'activer : Vous devez signer le document vous-même et l'envoyer immédiatement après à votre destinataire, en une seule étape.Ce que ça fait : Une fois vos zones placées, vous signez directement dans l'interface. Le document signé est ensuite transmis automatiquement au destinataire suivant. Vous n'avez qu'un seul envoi à effectuer pour l'ensemble du processus.Exemple concret : Vous signez un contrat en tant qu'entreprise, puis vous l'envoyez à votre client.
Option 2 — « Utilisez des certificats de signature numérique »
Recommandé pour tous les documents officiels ou engageants.
Quand l'activer : Le document a une valeur légale ou doit être archivé de façon sécurisée (contrat, formulaire officiel, etc.).
Ce que ça fait : Les signatures sont certifiées et vérifiables dans Adobe Acrobat ou Adobe Reader. Plus précisément :
- Chaque signature est liée cryptographiquement au contenu du document — toute modification après signature invalide automatiquement le document.
- Le document conserve une traçabilité complète : identité des signataires, date et heure exactes, historique des validations.
- Le document reste valide dans le temps, même consulté hors ligne.
Ce que ça change dans l'interface : Des types de champs supplémentaires deviennent disponibles (voir le tableau à l'étape 5).
Option 3 — « Ne pas verrouiller le document après la signature »
Par défaut : Le document est verrouillé après la signature pour empêcher toute modification ultérieure.Quand l'activer : Seulement si vous avez une raison spécifique et justifiée de laisser le document modifiable après signature.À utiliser avec précaution. Désactiver le verrouillage retire une protection importante contre les modifications non autorisées.
Étape 4 — Placer les zones de signature dans le document
Étape 4 — Placer les zones de signature dans le document
C'est ici que vous définissez précisément qui doit faire quoi, et à quel endroit dans le document.
Si le document contient déjà des champs PDF
Certains documents PDF contiennent déjà des champs intégrés (zones de texte, cases à cocher, champs de signature, etc.). Si c'est le cas, Secure Exchanges les détecte automatiquement et vous propose de choisir comment les gérer :
Choix | Comportement |
Inclure tous les champs détectés | Toutes les zones existantes sont importées telles quelles |
| Sélectionner les champs souhaités | Vous choisissez lesquels conserver parmi les champs détectés |
Refuser la détection | Les champs existants sont ignorés — vous dessinez tout manuellement |
Si vous avez plusieurs signataires et que vous importez tous les champs détectés : les zones sont souvent toutes attribuées au premier signataire par défaut. Vérifiez et corrigez les attributions avant de continuer (voir « Corriger l'attribution d'une zone » plus bas).
Placer une zone manuellement
Avant de dessiner chaque zone, assurez-vous de bien sélectionner le bon signataire.
- Dans la colonne de gauche, cliquez sur le signataire pour lequel vous souhaitez placer une zone. Son nom doit être actif (encadré en orange).
- Dans le document, dessinez un rectangle à l'endroit où ce signataire devra intervenir.
- Choisissez le type de champ dans le menu qui apparaît.
Répétez ces trois étapes pour chaque zone à placer, en changeant de signataire dans la liste à chaque fois que nécessaire.
Types de champs disponibles
Type de champ | Description |
Signature | Zone de signature |
Initiales | Zone pour initiales |
Boîte de texte | Champ texte sur une ligne |
Zone de texte | Champ texte sur plusieurs lignes |
Sélecteur de date | Date sélectionnée via un calendrier |
Date de signature | Date de signature |
Nombre | Champ numérique |
Case à cocher | Case à cocher |
Bouton radio | Choix unique parmi plusieurs options |
Liste déroulante | Sélection parmi des options prédéfinies |
Liste d'options | Sélections multiples |
Raccourcis clavier pour aller plus vite (affichés en bas de l'écran) : [s] signature · [i] initiales · [t] texte · [z] zone de texte · [a] date de signature · [d] calendrier · [n] chiffres · [l] liste déroulante · [o] liste d'options
Corriger l'attribution d'une zone au mauvais signataire
Il peut arriver qu'une zone soit associée au mauvais signataire — notamment après une importation automatique de champs, ou si vous avez oublié de changer de signataire actif avant de dessiner une zone.
Pour corriger ça :
- Dans la colonne de gauche, sélectionnez le signataire correct — celui à qui la zone devrait appartenir.
- Cliquez sur le bouton "Zones" en haut à droite de l'écran.
- Sélectionnez la ou les zones à réattribuer.
Les zones sélectionnées sont automatiquement associées au signataire actif.
Étape 5 — Appliquer et envoyer
Une fois que toutes les zones sont définies et bien attribuées pour chaque signataire :
- Cliquez sur "Appliquer" (coin supérieur gauche de l'écran).
- Vérifiez ou ajustez les paramètres d'envoi si nécessaire.
- Cliquez sur "Envoyer avec Secure Exchanges".
Le processus de signature en chaîne démarre. Le premier signataire reçoit le document par courriel, le signe, et le document est automatiquement transmis au suivant jusqu'à ce que toutes les signatures soient recueillies. Les destinataires en CC reçoivent la copie finale une fois le processus terminé.
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