Envoyer un document à signer avec Secure Exchanges via Outlook Web

Comment envoyer un document à faire signer avec Secure Exchanges via Outlook Web ?

Secure Exchanges vous permet d'envoyer un document PDF à faire signer directement depuis Outlook Web, sans quitter votre boîte de courriel. Ce guide vous accompagne de la rédaction du message jusqu'à l'envoi du document pour signature.

Prérequis

Pour utiliser le système de signature de Secure Exchanges, vous devez disposer d'une licence Avancée ou Pro. Pour en savoir plus sur nos offres de licences et pour effectuer une mise à niveau, consultez la page Un forfait adapté à vos besoins.

Étape 1 : Composer le message

Commencez par rédiger votre courriel comme d'habitude en cliquant sur « Nouveau message ». Saisissez les adresses des destinataires, l'objet et le corps du message.

Note : L'ordre des destinataires détermine la séquence des signatures.

Étape 2 : Joindre le document

Dans la fenêtre de Secure Exchanges à la droite de votre écran, glissez et déposez le fichier dans cette fenêtre ou utilisez l'option « Sélectionnez vos fichiers » pour l'ajouter depuis votre ordinateur.

Attention : Le document doit être en format PDF.

Note : Si vous souhaitez uniquement envoyer une pièce jointe, cliquez sur « Envoyer ». Pour obtenir une signature, cliquez plutôt sur « Obtenir une signature » afin de démarrer le processus.


Note : Si vous êtes également signataire du document, cochez la case « Je dois signer le(s) document(s) ».


Étape 3 : Placer les zones de signature dans le document

C'est ici que vous définissez précisément qui doit faire quoi, et à quel endroit dans le document.

Si le document contient déjà des champs PDF

Certains documents PDF contiennent déjà des champs intégrés (zones de texte, cases à cocher, champs de signature, etc.). Si c'est le cas, Secure Exchanges les détecte automatiquement et vous propose de choisir comment les gérer :

  • Inclure tous les champs détectés : toutes les zones existantes sont importées telles quelles.
  • Sélectionner les champs souhaités : vous choisissez lesquels conserver parmi les champs détectés.
  • Refuser la détection : les champs existants sont ignorés, vous dessinez tout manuellement.
Note : Si vous avez plusieurs signataires et que vous importez tous les champs détectés, les zones sont souvent toutes attribuées au premier signataire par défaut. Vérifiez et corrigez les attributions avant de continuer (voir « Corriger l'attribution d'une zone au mauvais signataire » plus bas).

Placer une zone manuellement

Avant de dessiner chaque zone, assurez-vous de bien sélectionner le bon signataire.

  1. Dans la colonne de gauche, cliquez sur le signataire pour lequel vous souhaitez placer une zone. Son nom doit être actif (encadré en orange).

  2. Dans le document, dessinez un rectangle à l'endroit où ce signataire devra intervenir.
  3. Choisissez le type de champ dans le menu qui apparaît.

Répétez ces trois étapes pour chaque zone à placer, en changeant de signataire dans la liste à chaque fois que nécessaire.

Types de champs disponibles

  • Signature : zone de signature
  • Initiales : zone pour initiales
  • Boîte de texte : champ texte sur une ligne
  • Zone de texte : champ texte sur plusieurs lignes
  • Sélecteur de date : date sélectionnée via un calendrier
  • Date de signature : date de signature
  • Nombre : champ numérique
  • Case à cocher : case à cocher
  • Bouton radio : choix unique parmi plusieurs options
  • Liste déroulante : sélection parmi des options prédéfinies
  • Liste d'options : sélections multiples
Note : Raccourcis clavier pour aller plus vite (affichés en bas de l'écran) : s signature, i initiales, t texte, z zone de texte, a date de signature, d calendrier, n chiffres, l liste déroulante, o liste d'options.

Définition de l'option « Signer et envoyer »

Cette option vous permet de signer vous-même un document et d'envoyer automatiquement la copie finale signée à un ou plusieurs destinataires. Après avoir placé les zones de signature, vous signez directement dans l'interface. Une fois la signature complétée, le document final est généré et transmis aux destinataires sélectionnés. (Vous devez avoir une licence PRO pour utiliser cette option)

Exemple : vous signez une attestation ou un contrat qui ne nécessite que votre signature, vous signez en même temps que vous définissez vos zones, puis la version finale signée est automatiquement envoyée à votre client, fournisseur ou partenaire.

Corriger l'attribution d'une zone au mauvais signataire

Il peut arriver qu'une zone soit associée au mauvais signataire, notamment après une importation automatique de champs, ou si vous avez oublié de changer de signataire actif avant de dessiner une zone.

Pour corriger cela :

  1. Dans la colonne de gauche, sélectionnez le signataire correct, celui à qui la zone devrait appartenir.
  2. Cliquez sur le bouton « Zones » en haut à droite de l'écran.
  3. Sélectionnez la ou les zones à réattribuer.

Les zones sélectionnées sont automatiquement associées au signataire actif.

Étape 4 : Appliquer et envoyer

Une fois que toutes les zones sont définies et bien attribuées pour chaque signataire :

  1. Cliquez sur « Appliquer » (coin supérieur gauche de l'écran).
  2. Vérifiez ou ajustez les paramètres d'envoi si nécessaire.
  3. Cliquez sur « Envoyer avec Secure Exchanges ».

Le processus de signature en chaîne démarre. Le premier signataire reçoit le document par courriel et le signe, puis le document est automatiquement transmis au suivant jusqu'à ce que toutes les signatures soient recueillies. Les destinataires en copie conforme reçoivent la copie finale une fois le processus terminé.

Besoin d'aide ?

Notre équipe est disponible pour vous accompagner. Écrivez-nous à support@secure-exchanges.com

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