Comment créer une signature par liste (signature en masse) avec Secure Exchanges dans Outlook Web ?
Secure Exchanges permet d'envoyer un même document à signer à plusieurs personnes en une seule opération grâce à la signature par liste (aussi appelée signature en masse ou signature groupée).
Cette fonctionnalité utilise un fichier CSV contenant les informations des signataires. Chaque destinataire recevra son propre document individuel à signer. Il ne s'agit pas d'une signature collective sur un même fichier.
Pour en savoir plus sur la signature numérique avec Secure Exchanges, cliquez ici.
Étape 1 – Préparer le fichier CSV
Le fichier CSV contient la liste des signataires. Chaque ligne représente une personne. Votre fichier doit obligatoirement contenir trois colonnes, dans cet ordre exact :
- Adresse courriel du signataire.
- Numéro de téléphone du signataire. *Doit inclure l’indicatif du pays, précédé du signe + (ex. : +1 pour le Canada, +33 pour la France).
- Cette colonne peut être laissée vide si vous ne souhaitez pas protéger le lien de signature par code SMS.
- La colonne doit toutefois être présente dans le fichier.
- Champ optionnel permettant de transmettre des instructions à SESAR.
- Si vous n’utilisez pas cette fonctionnalité, la colonne peut être laissée vide.
- Elle doit néanmoins être présente dans le fichier.
Étape 2 – Joindre le document via le panneau Secure Exchanges
- Dans Outlook Web, créez un nouveau message.
- Dans le panneau Secure Exchanges à droite, glissez-déposez votre fichier PDF dans la zone prévue, ou cliquez sur "Sélectionnez vos fichiers" pour le parcourir.
- Une fois le fichier chargé, il apparaît dans le panneau. Cliquez sur "Obtenir une signature" sous le nom du fichier.
Étape 3 – Activer la signature en lot
- L'option "Signature en lot" apparaît dans le panneau avec le bouton "Téléverser un fichier CSV".
- Cliquez sur "Téléverser un fichier CSV".
- Une fenêtre de confirmation s'affiche vous informant que cette action supprimera les destinataires actuellement définis et les remplacera par ceux du fichier CSV. Cliquez sur "OUI" pour confirmer et sélectionnez le fichier CSV préparé à l'étape 1.
⚠️ Assurez-vous que votre fichier CSV est fermé avant le téléversement afin d'éviter toute erreur.
Étape 4 – Vérifier les signataires
Une fois le fichier téléversé, le champ "À" est automatiquement remplacé par csv@secure-exchanges.com. C'est normal : ce courriel sert uniquement à déclencher le processus de signature par liste.
Cliquez sur "Voir mes signataires" pour afficher la liste des signataires et vérifier que les adresses courriel et les informations sont exactes.
Étape 5 – Définir les zones de signature et envoyer
- Cliquez à nouveau sur "Obtenir une signature" pour ouvrir l'interface ZeroVu Signature.
- Positionnez les zones à remplir par les signataires sur le document.
- Cliquez sur "Appliquer" en haut à gauche.
- Cliquez sur "Envoyer avec Secure Exchanges".
Secure Exchanges enverra automatiquement le document à chaque signataire contenu dans le fichier CSV.
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