Créer et gérer un projet de collecte | Secure Exchanges

Comment créer et gérer un projet de collecte ?

Un projet de collecte vous permet de recevoir des documents sans avoir à envoyer une enveloppe à chaque personne. Vous créez un projet, vous y inscrivez les documents que vous attendez, puis vous partagez un seul lien public : sur votre site web, dans votre signature de courriel, où bon vous semble. Seules les personnes inscrites à votre liste d'accès peuvent y déposer, et leurs fichiers sont chiffrés dans leur navigateur avant même de quitter leur appareil. Cet article explique comment créer un projet, le configurer, autoriser vos clients et suivre les dépôts.

Note : Le projet de collecte ne remplace pas la réception sécurisée. L'enveloppe que vous envoyez par courriel à une personne précise reste disponible et fonctionne comme avant, comme l'explique Comment récupérer des informations confidentielles?. Le projet de collecte, lui, s'adresse à plusieurs personnes à partir d'un lien que vous publiez.

Prérequis

Étape 1 : Créer votre projet

  1. Connectez-vous au portail en ligne Secure Exchanges.
  2. Dans le menu de gauche, sous « Contenu », cliquez sur « Projets de collecte ».
  3. Créez un nouveau projet.
  4. Donnez-lui un nom, une description et les consignes que verront vos clients.

Note : Le nom, la description et les consignes se remplissent en français et en anglais. La page de dépôt suit la langue du visiteur et retombe sur la langue par défaut du projet lorsqu'une traduction est absente.

Étape 2 : Inscrire les documents que vous demandez

  1. Ajoutez un document par pièce attendue.
  2. Donnez-lui un titre, par exemple « Feuillets d'emploi (T4 et Relevé 1) », et une courte description, par exemple « Tous les feuillets T4 et Relevé 1 reçus de vos employeurs ».
  3. Précisez les types de fichiers acceptés, par exemple pdf, png et jpg, ou laissez tous les types de fichiers acceptés.
  4. Marquez comme obligatoires les pièces sans lesquelles le dépôt ne peut pas être soumis.

Note : Votre client voit chaque document comme une carte distincte, avec son titre, sa description et les types de fichiers acceptés. Tant qu'une pièce obligatoire est absente, son bouton d'envoi reste inactif.

Étape 3 : Régler les options du projet

Ces réglages se trouvent dans la section « Options » du projet.

  1. Cochez « Le projet accepte les dépôts » pour ouvrir le projet. Décochez cette case pour le fermer sans le supprimer.
  2. Cochez « Permettre au client d'ajouter une note » si vous souhaitez recevoir un commentaire avec les fichiers.
  3. Cochez « Aviser le déposant lorsque j'ouvre son dépôt » pour que la personne soit prévenue au moment où vous consultez son envoi.
  4. Dans le champ « Dépôts par client (0 = sans limite) », inscrivez le nombre de dépôts permis par personne.
  5. Dans le champ « Heures pour compléter un dépôt », inscrivez le temps dont dispose la personne pour terminer un dépôt commencé.
  6. Dans le champ « Ouvertures permises par retour », inscrivez le nombre de fois où chaque retour pourra être ouvert.
  7. Cliquez sur « Enregistrer ».

Note : La valeur inscrite dans « Ouvertures permises par retour » est celle qui s'affiche dans le message protégé que vous recevez à chaque dépôt.


Étape 4 : Autoriser les personnes qui peuvent déposer

Ces réglages se trouvent dans la section « Qui peut déposer » qui s'affiche une fois le projet sauvegarder. 

  1. Inscrivez une adresse courriel par ligne. Vous pouvez ajouter un nom avant l'adresse, séparé par une virgule, par exemple « Jeanne Tremblay, jeanne@exemple.com ».
  2. Cliquez sur « Ajouter ces adresses ».

Note : Pour une longue liste, cliquez sur « Importer un fichier CSV ». Le bouton « Télécharger un exemple de fichier » vous donne le gabarit attendu.
Note : Les adresses sont chiffrées avant d'être stockées, et indexées de façon à ce que personne ne puisse les relire depuis la base.
Note : La section « Liste d'accès actuelle » affiche ensuite toutes les personnes qui peuvent déposer en ce moment et où elles en sont, sans que vous ayez à quitter le projet.

Étape 5 : Ajouter vos clés contextuelles

Cette étape s'adresse aux comptes qui utilisent SESAR.

  1. Repérez la section des clés contextuelles du projet.
  2. Cliquez sur « Ajouter une clé ».
  3. Inscrivez la clé et sa valeur.

Note : Les couples clé et valeur sont transmis avec chaque dépôt de ce projet. Votre SESAR les lit pour distinguer les projets et router les retours.

Étape 6 : Partager votre lien public

Ces réglages se trouvent dans la section « Votre lien public ».

  1. Choisissez la langue du lien, « FR » ou « EN ».
  2. Cliquez sur « Copier le lien ».


  3. Diffusez le lien comme bon vous semble : courriel, site web, signature.
Note : Seules les adresses de votre liste d'accès peuvent entrer. Le lien peut donc être publié sans exposer votre projet.

Étape 7 : Suivre les dépôts

  1. Ouvrez votre projet depuis « Projets de collecte ».
  2. Consultez le tableau de suivi. Il affiche les colonnes « Courriel », « Origine », « Nom », « Statut », « Dépôts », « Documents reçus », « Obligatoires » et « Dernier dépôt ».
  3. Au besoin, utilisez « Filtrer les enregistrements » ou changez le nombre d'enregistrements par page.
  4. Pour conserver le tableau, cliquez sur « CSV », « EXCEL » ou « PDF ».

Note : La colonne « Obligatoires » affiche le rapport des pièces obligatoires reçues sur les pièces obligatoires demandées, par exemple 2/2.

Ce que vous recevez à chaque dépôt

Chaque dépôt vous parvient sous la forme d'un message Secure Exchanges protégé. Les pièces jointes portent le nom du document demandé, suivi du nom du fichier transmis, par exemple « T4_2026.pdf ». Le nombre d'ouvertures permises est celui que vous avez fixé dans les options du projet.

Dépannage

  • Une personne n'arrive pas à obtenir son code : vérifiez que son adresse figure dans la liste d'accès du projet, à l'orthographe près. Aucun code n'est envoyé à une adresse absente de la liste.
  • Un client ne peut pas soumettre son dépôt : une pièce obligatoire est absente. Son bouton d'envoi reste inactif tant que toutes les pièces obligatoires ne sont pas déposées.
  • Le projet n'accepte plus de dépôts : vérifiez la case « Le projet accepte les dépôts » dans les options.
  • Un client dit avoir manqué de temps : la valeur « Heures pour compléter un dépôt » limite la durée d'un dépôt commencé. Augmentez-la au besoin.
  • Vous n'arrivez plus à ouvrir un retour : la limite inscrite dans « Ouvertures permises par retour » est atteinte.

Besoin d'aide ?

Notre équipe est disponible pour vous accompagner. Écrivez-nous à support@secure-exchanges.com

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