Consulter le journal des envois depuis Outlook
Les journaux Secure Exchanges dans Microsoft Outlook vous permettent de consulter les activités liées aux courriels envoyés : envois, ouvertures, téléchargements, signatures et autres actions associées à vos messages sécurisés. Cette fonctionnalité est accessible directement depuis le ruban de Secure Exchanges dans Microsoft Outlook.
1. Accéder aux journaux
- Ouvrez Microsoft Outlook.
- Ouvrez ensuite le ruban de Secure Exchanges et sélectionnez "Historique d'ouverture"
2. Rechercher des messages dans les journaux
Depuis la fenêtre des journaux, vous disposez de deux méthodes de recherche.
Option 1 : Rechercher par date
Cette option permet d’afficher tous les éléments envoyés via Secure Exchanges durant une période donnée.
- Sélectionnez une date de début.
- Sélectionnez une date de fin.
- Cliquez sur "Obtenir mes journaux"
La liste des messages envoyés durant cette période s’affiche.
Option 2 : Rechercher par fichier
Cette option vous permet de vérifier à qui un fichier précis a été envoyé via Secure Exchanges.
- Cliquez sur le bouton "Recherche par fichier."
- Sélectionnez le fichier que vous souhaitez retrouver.
- Cliquez sur "Obtenir les journaux".
Cette méthode est particulièrement utile lorsque vous souhaitez retracer l’envoi d’un document spécifique sans connaître la date exacte de l’envoi.
3. Informations disponibles dans les journaux Outlook
Les journaux affichés dans Outlook vous permettent notamment de consulter :
- la date et l’heure d’envoi ;
- le destinataire ;
- l’état du message (ouvert, non ouvert, expiré, supprimé) ;
- le nombre d’ouvertures ;
- les activités effectuées (ouverture, téléchargement, signature) ;
- les fichiers associés à l’envoi.
Explication des colonnes
Tout d’abord, veuillez noter que lorsque vous sélectionnez l’une des lignes affichées dans cette page, des sections supplémentaires deviennent disponibles, notamment les sections « Activités » et « Fichiers ». Les colonnes du tableau principal sont expliquées dans l’ordre où elles apparaissent à l’écran. Si vous souhaitez obtenir la description des autres sections, des tableaux explicatifs supplémentaires sont présentés plus bas.
Tableau principal
| Colonne | Description |
|---|---|
| Récupérer | Si vous disposez de la licence SESAR, cette colonne vous permet de récupérer un message envoyé via Secure Exchanges. Pour ce faire, il vous suffit de cocher la case correspondant au message que vous souhaitez récupérer, puis de cliquer sur le bouton "Récupérer". |
| Statut d'ouverture | Indique si le message est Ouvert, Non lu, Expiré, Supprimé, etc. |
| Date de création | Date d'envoi du message sécurisé. |
| Nombre d'ouvertures | Nombre de fois où le message a été ouvert. |
| Destinataire | Adresse courriel du destinataire. |
| Adresse courriel de l'expéditeur | Votre adresse courriel associée à l’envoi. |
| Sujet | Objet du message envoyé. |
| Type de message | Type d’envoi (message, réponse). |
| Dernière mise à jour | Date et heure de la dernière action effectuée par le destinataire (ouverture du message, réponse, etc.) |
| Le processus de signature est terminé | Cette case sera cochée si votre envoi contenait des fichiers à signer et que le processus de signature est complété par tous les signataires. |
| Contient des fichiers à signés | Cette case sera cochée si votre envoi contenait des fichiers à signer. |
| Nb. de fichiers | Cette colonne indique le nombre de fichiers inclus dans le message. |
| Nb. d'activités | Cette colonne indique le nombre d'activité sur le message. |
| Supprimer un message | Vous pouvez aussi révoquer un accès à un message dans cette page. Pour ce faire vous devez double cliquer sur la ligne qui correspond au message à révoquer. |
Tableau "Activités"
Pour voir les détails des activités associées à un message spécifique, vous devez sélectionner une ligne dans la section principale. Une fois la ligne sélectionnée, vous verrez toutes les actions réalisées sur ce message apparaître dans la section inférieure de l'interface. Ces colonnes permettent de suivre les différentes actions réalisées sur les messages :
| Colonne | Description |
|---|---|
| IP distante | Cette colonne vous montre l'adresse IP de la machine qui a interagi avec le message. Cela peut être utile pour identifier d'où proviennent les accès aux messages. |
| Statut | Le statut de l'action est affiché ici. Il peut s'agir d'une tentative d'ouverture, de la récupération des fichiers, d’un essai ou encore d’une destruction du message. |
| Date | La date à laquelle chaque activité a eu lieu est indiquée dans cette colonne, vous permettant de suivre le déroulement des événements chronologiquement. |
| Référence | Cette colonne indique la référence exacte de l'action qui a été réalisée, comme l’ouverture d’un message sécurisé, la récupération des fichiers, le processus de signature, l'affichage du message dans la boîte de réception, ou encore, la recherche d’informations sur l’adresse IP de l’expéditeur. |
Tableau "Fichiers"
Finalement, dans la troisième section, vous trouverez un tableau lié aux fichiers joints à chaque message. Tout comme pour les activités, vous devez sélectionner une ligne contenant des fichiers pour voir les détails de ceux-ci :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom du fichier | Cette colonne affiche le nom des fichiers joints. Vous pouvez ainsi identifier facilement chaque fichier échangé. |
| Statut d'ouverture | Ici, vous verrez si le fichier a été ouvert ou non par le destinataire. |
| Nombre d'ouverture | Cette colonne vous donne le nombre de fois exacte ou le fichier a été ouvert par le destinataire. |
| Date de création | Cette colonne indique la date et l'heure à laquelle le fichier a été créé et envoyé à travers Secure Exchanges. |
| Dernière mise à jour | Cette colonne indique la dernière mise à jour associée à l'activité du fichier. Cela pourrait être une action comme l'ouverture du message, la récupération de la pièce jointe ou une autre interaction avec le message. |
| Taille du fichier | Cette colonne vous indique le poids du fichier échangé. |
| Est un fichier à signer | Lorsque la case de cette colonne est cochée, cela vous informe que le fichier est un fichier à signer. |
| Hachage | Cette colonne vous indique la valeur numérique unique du fichier. Un hachage pour un fichier est comme une empreinte digitale unique qui permet d'assurer l'intégrité et la sécurité du fichier. Cela permet de vérifier que le fichier n'a pas été modifié pendant son transfert. |
Le contenu du message ou des pièces jointes n’est jamais accessible, conformément aux principes de sécurité Secure Exchanges.Related Articles
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