Comment envoyer un document à faire signer avec Secure Exchanges via Outlook Web ?

Pour utiliser le système de signature de Secure Exchanges, il est essentiel de disposer d'une licence Avancée ou Pro. Pour plus d'informations sur nos offres de licences et pour effectuer une mise à niveau, nous vous invitons à visiter notre site web.

Composer le Message : Commencez par rédiger votre courriel comme d'habitude en cliquant sur "Nouveau Message". Saisissez les adresses des destinataires, l'objet et le corps du message. 

L'ordre des destinataires déterminera la séquence des signatures.

Joindre le Document : Dans la fenêtre de Secure Exchanges à la droite de votre écran, glissez et déposez le fichier dans cette fenêtre ou utilisez l'option "Sélectionnez vos fichiers" pour l'ajouter depuis votre ordinateur.

Important : Le document doit être en format PDF. 

Si vous souhaitez uniquement envoyé une pièce jointe, cliquez sur envoyer sinon, pour obtenir une signature,  cliquez sur "Obtenir une signature" pour commencer le processus.

Création des zones de signature: Utilisez le l'icone suivant " " pour ouvrir la fenêtre de configuration des zones de signature. 

Si vous êtes également signataire du document, Cochez la case "Je dois signer le(s) document(s).

Dessinez les zones de signature en maintenant le clic gauche de votre curseur et en déplaçant la souris.

Utilisez la liste déroulante pour spécifier le type d'information requise dans chaque zone (signature, initiales, texte, date, etc.).

      

      

Voici les options qui sont disponibles dans la liste déroulante pour identifier ce que vous souhaitez avoir dans la zone :

Signature : le signataire doit apposer sa signature

Initial : le signataire doit apposer ses initiales

Text : le signataire peut inscrire du texte (C'est avec cette option que le signataire peut inscrire son nom par exemple)

Date picker : un calendrier sera disponible pour sélectionner une date

Date signature : la date du jour sera automatiquement inscrite lors de la signature

Number : le signataire ne peut inscrire que des nombres

CheckBox : une case à cocher sera disponible

Radio : vous pourrez faire des groupes afin que le signataire fasse un choix à cocher.

Lors de la création de zones de signature dans votre document, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier pour une efficacité accrue. Chaque type de champ correspond à une lettre spécifique. Par exemple, appuyez sur la touche "S" pour insérer rapidement un champ de signature, ou sur "N" pour ajouter un champ destiné à un numéro. Ces raccourcis simplifient et accélèrent la mise en place de vos zones de signature.

Si vous n'avez qu'un seul signataire et que vous avez terminé de définir les zones de signature, passez à l'étape suivante. En revanche, si plusieurs signataires sont nécessaires, sélectionnez le signataire suivant dans la liste déroulante et répétez les étapes 5 et 6 pour définir les zones de signature.

Pour permettre à plusieurs personnes de signer un même document, vous devez disposer de la fonctionnalité multi-signataires, accessible avec la licence Pro. Pour modifier votre licence, veuillez-vous référer à l'article suivant : Comment modifier ma licence.

Lorsque vous avez terminé de définir vos zones, appuyez sur "Apply" dans le coin en haut à gauche puis sur envoyé.

Notification de Signature : Vous serez notifié une fois que le destinataire aura signé le document puis, vous recevrez une copie du document signer que vous pourrez télécharger dans vos dossiers.

For the article in English, click here.

 

 

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