Comment faire signer un document sur Outlook en utilisant Secure Exchanges?

Comment faire signer un document dans Microsoft Outlook avec Secure Exchanges ?

Ce guide vous montre comment envoyer un document PDF à signer directement depuis Outlook, de A à Z : rédaction du courriel, ajout du document, configuration des options et placement des zones de signature.
Info

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir :

  • Le plug-in Secure Exchanges pour Outlook installé
  • Le plug-in pour définir les zones de signature dans les documents PDF
Warning
Si l'un de ces plug-ins est absent, consultez le guide d'installation avant de poursuivre.

Voici les 6 étapes que vous allez suivre :

  1. Rédiger le courriel et ajouter les signataires
  2. Joindre le document PDF et envoyer
  3. Choisir comment lancer la signature
  4. Configurer les options de signature
  5. Placer les zones de signature dans le document
  6. Appliquer et envoyer


Étape 1 — Rédiger le courriel et ajouter les signataires

  1. Dans Outlook, cliquez sur "Nouveau courriel".
  2. Rédigez votre message normalement.
  3. Dans le champ "À", saisissez les adresses courriel des personnes qui devront signer le document.
Info
Comprendre l'ordre des signataires
La signature se fait en chaîne, dans l'ordre des adresses inscrites dans le champ "À". Concrètement : le premier signataire reçoit le document, le signe, puis le document est automatiquement transmis au deuxième signataire, et ainsi de suite. Chaque personne ne reçoit le document que lorsque la précédente a terminé. Pensez donc à inscrire les adresses dans le bon ordre dès le départ.

Le rôle des destinataires en CC
Les personnes ajoutées en CC reçoivent une copie du document une fois que toutes les signatures ont été recueillies, mais elles ne signent pas.
Si vous souhaitez qu'un destinataire en CC soit également signataire, consultez la procédure spécifique pour les signataires en CC/CCI.


Étape 2 — Joindre le document PDF et envoyer

  1. Dans le ruban Outlook, repérez la section Secure Exchanges.
  2. Cliquez sur le bouton "Signature".
          
  3. Sélectionnez le document PDF que vous souhaitez faire signer.
  4. Vérifiez votre message, puis cliquez sur "Envoyer".
Alert
Après l'envoi, la fenêtre Secure Exchanges s'ouvre automatiquement. Ne la fermez pas vous en aurez besoin à l'étape suivante.


Étape 3 — Choisir comment lancer la signature

Dans la fenêtre Secure Exchanges qui vient de s'ouvrir, vous devez effectuer deux actions avant d'accéder à l'interface de définition des zones.

3a — Indiquez si vous devez signer en plus de votre client
Si vous faites partie des signataires (par exemple, vous devez contresigner le document en plus de votre client) :
  1. Cochez la case « Je dois signer les documents »
Si vous n'avez pas à signer, laissez la case décochée.

3b — Accédez à l'interface de définition
Cliquez sur le bouton « Définissez les zones de signature ». L'interface de définition des zones s'ouvre.



Étape 4 — Configurer les options de signature

Dans le panneau inférieur gauche de l'outil de signature, trois options vous permettent d'ajuster le comportement du document. Voici quand et pourquoi les utiliser.


Option 1 — « Signer et envoyer »

Quand l'activer : Vous devez signer le document vous-même et l'envoyer immédiatement après à votre destinataire, en une seule étape.

Ce que ça fait : Une fois vos zones placées, vous signez directement dans l'interface. Le document signé est ensuite transmis automatiquement au destinataire suivant. Vous n'avez qu'un seul envoi à effectuer pour l'ensemble du processus.

Exemple concret : Vous signez un contrat en tant qu'entreprise, puis vous l'envoyez à votre client.


Option 2 — « Utilisez des certificats de signature numérique »

Idea
Recommandé pour tous les documents officiels ou engageants.

Quand l'activer : Le document a une valeur légale ou doit être archivé de façon sécurisée (contrat, formulaire officiel, etc.).

Ce que ça fait : Les signatures sont certifiées et vérifiables dans Adobe Acrobat ou Adobe Reader. Plus précisément :
    1. Chaque signature est liée cryptographiquement au contenu du document — toute modification après signature invalide automatiquement le document.
    2. Le document conserve une traçabilité complète : identité des signataires, date et heure exactes, historique des validations.
    3. Le document reste valide dans le temps, même consulté hors ligne.
Ce que ça change dans l'interface : Des types de champs supplémentaires deviennent disponibles (voir le tableau à l'étape 5).

Option 3 — « Ne pas verrouiller le document après la signature »

Par défaut : Le document est verrouillé après la signature pour empêcher toute modification ultérieure.

Quand l'activer : Seulement si vous avez une raison spécifique et justifiée de laisser le document modifiable après signature.

Alert
À utiliser avec précaution. Désactiver le verrouillage retire une protection importante contre les modifications non autorisées.


Étape 5 — Placer les zones de signature dans le document

C'est ici que vous définissez précisément qui doit faire quoi, et à quel endroit dans le document.

Si le document contient déjà des champs PDF

Certains documents PDF contiennent déjà des champs intégrés (zones de texte, cases à cocher, champs de signature, etc.). Si c'est le cas, Secure Exchanges les détecte automatiquement et vous propose de choisir comment les gérer :

Choix
Comportement
Inclure tous les champs détectés
Toutes les zones existantes sont importées telles quelles
Sélectionner les champs souhaités
Vous choisissez lesquels conserver parmi les champs détectés
Refuser la détection
Les champs existants sont ignorés — vous dessinez tout manuellement

Notes
Si vous avez plusieurs signataires et que vous importez tous les champs détectés : les zones sont souvent toutes attribuées au premier signataire par défaut. Vérifiez et corrigez les attributions avant de continuer (voir « Corriger l'attribution d'une zone » plus bas).

Placer une zone manuellement

Avant de dessiner chaque zone, assurez-vous de bien sélectionner le bon signataire.
  1. Dans la colonne de gauche, cliquez sur le signataire pour lequel vous souhaitez placer une zone. Son nom doit être actif (encadré en orange).
  2. Dans le document, dessinez un rectangle à l'endroit où ce signataire devra intervenir.
  3. Choisissez le type de champ dans le menu qui apparaît.
Répétez ces trois étapes pour chaque zone à placer, en changeant de signataire dans la liste à chaque fois que nécessaire.

Types de champs disponibles


Type de champ
Description
Signature
Zone de signature
Initiales
Zone pour initiales
Boîte de texte
Champ texte sur une ligne
Zone de texte
Champ texte sur plusieurs lignes
Sélecteur de date
Date sélectionnée via un calendrier
Date de signature
Date de signature
Nombre
Champ numérique
Case à cocher 
Case à cocher
Bouton radio
Choix unique parmi plusieurs options
Liste déroulante
Sélection parmi des options prédéfinies
Liste d'options
Sélections multiples

Idea
Raccourcis clavier pour aller plus vite (affichés en bas de l'écran) : [s] signature · [i] initiales · [t] texte · [z] zone de texte · [a] date de signature · [d] calendrier · [n] chiffres · [l] liste déroulante · [o] liste d'options


Corriger l'attribution d'une zone au mauvais signataire

Il peut arriver qu'une zone soit associée au mauvais signataire — notamment après une importation automatique de champs, ou si vous avez oublié de changer de signataire actif avant de dessiner une zone.

Pour corriger ça :
  1. Dans la colonne de gauche, sélectionnez le signataire correct — celui à qui la zone devrait appartenir.
  2. Cliquez sur le bouton "Zones" en haut à droite de l'écran.
  3. Sélectionnez la ou les zones à réattribuer.
Les zones sélectionnées sont automatiquement associées au signataire actif.

Étape 6 — Appliquer et envoyer

Une fois que toutes les zones sont définies et bien attribuées pour chaque signataire :
  1. Cliquez sur "Appliquer" (coin supérieur gauche de l'écran).
  2. Vérifiez ou ajustez les paramètres d'envoi si nécessaire.
  3. Cliquez sur "Envoyer avec Secure Exchanges".
Le processus de signature en chaîne démarre. Le premier signataire reçoit le document par courriel, le signe, et le document est automatiquement transmis au suivant jusqu'à ce que toutes les signatures soient recueillies. Les destinataires en CC reçoivent la copie finale une fois le processus terminé.